這些檔案管理導入條目的方法，一般人都不知道，但會博通軟件懂你！

2022/6/14 0:00:00 來源：知識學院作者：小博瀏覽量： 532

在會博通檔案管理系統(tǒng)中，導入條目實際上就是從Excel 數(shù)據(jù)表格中導入條目信息，如文件清單、卷內(nèi)文件目錄、人員通信錄、單位通信錄、資產(chǎn)清單等。

會博通檔案管理系統(tǒng) 檔案管理系統(tǒng)

數(shù)據(jù)導入有兩個操作入口，即：類型屬性頁面左上角的類型圖標下面，有一個Excel 數(shù)據(jù)導入的按鈕：

會博通檔案管理系統(tǒng) 檔案管理系統(tǒng)

再就是，功能工具條上，管理菜單組中，有一個導入條目（Excel）的菜單項：

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點擊以上兩個功能按鈕，進入的操作界面都是一樣的，即：

會博通檔案管理系統(tǒng) 檔案管理系統(tǒng)

此時，瀏覽、選擇要導入信息條目的Excel 文件，程序會測試該文件是否為可供導入的Excel文件。

選好Excel 文件后，一般來說，一個Excel 文件會有多個工作表，如Sheet1、Sheet2、Sheet3等，但程序默認只會讀取sheet1 的數(shù)據(jù)，測試sheet1 的數(shù)據(jù)是否符合會博通信息導入的格式要求。

導入程序會根據(jù)信息的種類自動判斷和處理Excel 中的列與數(shù)據(jù)庫中的列（字段）的對應關系，如基本、單位、人員、資產(chǎn)和物品等信息種類，其對應關系都會有所不同。

Excel 文件的格式要求如下：

對于基本類信息，列標題中應至少包括“主題”列（名稱也可為標題或題名），導入時，無法與會博通匹配的列，將被忽略或轉為附加屬性。列標題可以是規(guī)范的標題名，如主題、責任者、文件編號、文件日期等，也可直接為會博通的內(nèi)部字段名如Subject 或Author 等，一個導入列對應會博通數(shù)據(jù)庫的一個字段；對于人員類信息，列標題中應至少包含“姓名”列；對于單位類信息，列標題中應至少包含一列“單位名稱”；對于資產(chǎn)類信息，列標題中應至少包含一列“資產(chǎn)名稱”；對于物品類信息，列標題中應至少包含一列“物品名稱”等。但導入的目錄存在附加屬性名稱和表格列名一致時候會優(yōu)先導入為附加屬性。

各類型目錄對應的列標題如下：

注：如同一字段有多個對應中文名稱，則以英文字段名稱第一優(yōu)先，從左往右第二優(yōu)先；有字段而無內(nèi)容則認為其值為空。

Subject：標題、主題、題名，姓名、單位名稱、資產(chǎn)名稱、物品名稱

Emergency：緩急程度、性別，單位，計量單位

Tag：文號、文件編號、編號

Author：責任者、責任人、作者，工作單位，電子郵箱，生產(chǎn)廠家

FileDate：文件日期、日期，出生日期

Pages：頁數(shù)，累計出貨

Description：備注，說明

ZTC：主題詞、關鍵詞、職務、單位地址、型號規(guī)格

FLH：分類號、電話、聯(lián)系電話

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