會博通“貓仔+龜仔”：分布式票據(jù)報(bào)銷革命，讓企業(yè)告別“跑腿時(shí)代” ----低成本、非接觸、高效率，四步實(shí)現(xiàn)全員“零跑腿”報(bào)銷
引言：傳統(tǒng)票據(jù)報(bào)銷的痛點(diǎn)與數(shù)字化變革的必然
在傳統(tǒng)的企業(yè)運(yùn)營中，票據(jù)報(bào)銷是每個(gè)員工和財(cái)務(wù)部門都繞不開的環(huán)節(jié)。然而，這一看似簡單的流程卻長期被以下問題困擾：
流程繁瑣：員工需手工填寫報(bào)銷單、找領(lǐng)導(dǎo)簽字、排隊(duì)遞交紙質(zhì)票據(jù)，耗時(shí)耗力。
效率低下：財(cái)務(wù)人員需逐一審核紙質(zhì)憑證，易出錯(cuò)且難以追溯。
管理成本高：紙質(zhì)檔案存儲占用空間，檢索困難，且存在丟失或損壞風(fēng)險(xiǎn)。
疫情期間的非接觸需求：面對面遞交票據(jù)既不安全，也不符合靈活辦公趨勢。
為解決這些問題，全自動票據(jù)報(bào)銷機(jī)器人應(yīng)運(yùn)而生，但其高昂的成本（動輒數(shù)十萬元）讓大部份企業(yè)望而卻步。會博通“貓仔+龜仔”組合，以成本不到全自動機(jī)器人的十分之一，實(shí)現(xiàn)了70%以上的效率提升，同時(shí)打通了票據(jù)報(bào)銷與會計(jì)檔案數(shù)字化管理的全流程，成為企業(yè)降本增效的優(yōu)選方案。
解決方案：貓仔+龜仔，如何重塑票據(jù)報(bào)銷流程？
1. 貓仔：智能檔案管理中樞
會博通“貓仔”是一套成熟的檔案管理系統(tǒng)，能夠?qū)?jì)檔案、合同、票據(jù)等進(jìn)行全生命周期管理。其核心功能包括：
分類存儲：按報(bào)銷類型、部門、時(shí)間等自動歸檔電子票據(jù)。
全文檢索：支持關(guān)鍵詞、日期等多維度搜索，秒級定位目標(biāo)文件。
權(quán)限控制：員工僅能查看本人上傳記錄，財(cái)務(wù)可全權(quán)管控。
數(shù)據(jù)安全：貓仔置于財(cái)務(wù)部或企業(yè)數(shù)據(jù)中心，傳輸加密，可在本地備份的同時(shí)，實(shí)現(xiàn)遠(yuǎn)程災(zāi)備，確保數(shù)據(jù)安全可靠。
2. 龜仔：票據(jù)數(shù)字化的“全能助手”
龜仔是一臺集成高速掃描儀、智能軟件和文件收集柜的掃描機(jī)器人，其核心價(jià)值在于：
低成本部署：立式或臺式設(shè)計(jì)靈活適配辦公場景，無需復(fù)雜安裝，并且，一套貓仔可選配若干個(gè)龜仔，分布式部署于不同的辦公區(qū)域，甚至是可與總部實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)連接的分支機(jī)構(gòu)。
多種登錄方式：龜仔的賬號，是獨(dú)立于會博通注冊賬號體系之外的，一臺貓仔，可創(chuàng)建200個(gè)上傳賬號供200位員工使用。登錄可采用賬號+密碼、微信掃碼和身份證識別認(rèn)證等方式登入龜仔。
一鍵掃描上傳：將紙質(zhì)票據(jù)轉(zhuǎn)化為可檢索的雙層PDF文件（含OCR文字識別）。
非接觸提交：申請人將已處理好的報(bào)銷憑證，啟動龜仔掃描上傳，并將掃描后的報(bào)銷憑證裝入專用文件夾，
根據(jù)龜仔的提示讀取文件夾上的標(biāo)簽，再投入文件收集柜，報(bào)銷憑證的申請?zhí)峤还ぷ骷锤嫱瓿伞?/span>
自行查驗(yàn)：申請報(bào)銷人可在龜仔的我的上傳中，查看自己的上傳票據(jù)，并可檢查修正。
操作流程：四步實(shí)現(xiàn)“無紙化報(bào)銷”
步驟1：員工準(zhǔn)備報(bào)銷憑證
將票據(jù)整齊粘貼在A4紙上，附上自行填寫的報(bào)銷表格，打印后由本人及直接主管簽字。
小貼士：A4幅面的票據(jù)不必再張貼，小于A4幅面的票據(jù)，要張貼在A4幅面的紙上，一張A4紙可平鋪張貼多張票據(jù)，票據(jù)的4角要粘緊在A4紙上，以方便掃描，票據(jù)張貼盡量整齊、美觀。
步驟2：龜仔掃描上傳
將簽字后的報(bào)銷憑證放入龜仔掃描儀，點(diǎn)擊“掃描”按鈕，系統(tǒng)自動生成雙層PDF文件（含可復(fù)制文字）。
掃描完成后，將紙質(zhì)憑證裝入專用文件夾（貼有RFID標(biāo)簽或二維碼），根據(jù)龜仔提示，靠近龜仔的標(biāo)簽閱讀器讀取信息，隨后投入文件收集柜。
步驟3：財(cái)務(wù)審核與流程處理
出納定期從文件收集柜中收取報(bào)銷憑證，核對電子與紙質(zhì)文件一致性，并審查票據(jù)的報(bào)銷合規(guī)性。
若需補(bǔ)充簽字，貓仔系統(tǒng)需要財(cái)務(wù)部門人工處理，若升級為服務(wù)器版，則可實(shí)現(xiàn)報(bào)銷審批的全數(shù)字化流程。
審核通過后，電子憑證自動歸檔至貓仔系統(tǒng)，紙質(zhì)文件按需留存或銷毀。
步驟4：升級版全流程數(shù)字化（可選）
將貓仔升級為檔案管理服務(wù)器后，報(bào)銷流程可進(jìn)一步自動化：
流程可調(diào)：財(cái)務(wù)人員接收到報(bào)銷憑證后，進(jìn)行初步審核，并根據(jù)報(bào)銷票據(jù)的情況，按財(cái)務(wù)制度調(diào)整后續(xù)審批流程。
多級審批：可以設(shè)置流程模板，設(shè)定審批規(guī)則，大額報(bào)銷自動觸發(fā)部門負(fù)責(zé)人、財(cái)務(wù)總監(jiān)等多層級審批。
數(shù)據(jù)聯(lián)動：通過API與ERP、財(cái)務(wù)軟件對接，直接生成憑證分錄，提升財(cái)務(wù)核算效率。
核心優(yōu)勢：為什么選擇貓仔+龜仔？
1. 成本優(yōu)勢：僅為全自動機(jī)器人的約1/10
貓仔+龜仔單套價(jià)格約不到3萬元（含基礎(chǔ)選件），且支持分布式部署；全自動報(bào)銷機(jī)器人整套系統(tǒng)均價(jià)超過20萬元。
案例：某中型企業(yè)采用龜仔后，由于不需要直接面對面處理，報(bào)銷效率提高的同時(shí)成本明顯降低。
2. 效率對比：兼顧速度與靈活性
掃描速度：龜仔配合愛普生高速掃描儀，每分鐘可處理40頁以上，支持雙面掃描。
流程耗時(shí)：從員工提交到財(cái)務(wù)完成審核，全程可縮短至1-2個(gè)工作日（傳統(tǒng)模式需3-5天）。
3. 安全性與合規(guī)性
防篡改：雙層PDF文件鎖定內(nèi)容，放篡改參數(shù)，滿足審計(jì)要求。
權(quán)限隔離：員工僅能查看本人提交記錄，財(cái)務(wù)人員擁有編輯權(quán)限，管理層可全局監(jiān)控。
4. 擴(kuò)展性：從報(bào)銷到全檔案管理
龜仔不僅限于票據(jù)，還可掃描合同、財(cái)務(wù)文件等，貓仔則統(tǒng)一管理所有會計(jì)檔案數(shù)字資產(chǎn)，并且，可實(shí)現(xiàn)數(shù)字化檔案與紙質(zhì)檔案的集成統(tǒng)一管理。
可無縫對接電子會計(jì)檔案國家標(biāo)準(zhǔn)，避免重復(fù)投資。
受益群體：誰需要貓仔+龜仔？
管理層：降本增效，風(fēng)險(xiǎn)可控
減少紙質(zhì)流程的隱形成本，如流轉(zhuǎn)過程中的人力損耗。
實(shí)時(shí)查看報(bào)銷數(shù)據(jù)，進(jìn)度一目了然。
財(cái)務(wù)人員：告別“手工地獄”
自動歸檔、電子化審批，工作量減少50%以上。
歷史票據(jù)一鍵調(diào)閱，應(yīng)對審計(jì)更從容。
IT部門：輕量部署，維護(hù)簡單
龜仔即插即用，貓仔支持云端或本地化部署，無需復(fù)雜調(diào)試。
開放API接口，與企業(yè)現(xiàn)有系統(tǒng)快速集成。
普通員工：報(bào)銷“零跑腿”
無需排隊(duì)找領(lǐng)導(dǎo)簽字，掃描后投入文件柜即可。
手機(jī)端可實(shí)時(shí)查詢報(bào)銷進(jìn)度，減少溝通成本。
升級建議：邁向全面數(shù)字化管理
對于已使用貓仔+龜仔的企業(yè)，升級為檔案管理服務(wù)器可實(shí)現(xiàn)：
流程自動化：自定義報(bào)銷、采購、合同等審批流程。
數(shù)據(jù)資產(chǎn)化：通過搜索與編研，形成編研成果，指導(dǎo)工作與決策。
合規(guī)升級：符合《電子會計(jì)檔案管理規(guī)范》（GB/T 33190-2016）等國家標(biāo)準(zhǔn)。
結(jié)語：低成本數(shù)字化，觸手可及
會博通“貓仔+龜仔”組合，不僅解決了票據(jù)報(bào)銷的燃眉之急，更為企業(yè)打開了會計(jì)檔案全面數(shù)字化的大門。其低成本、高靈活性的特點(diǎn)，尤其適合中小企業(yè)及大型企業(yè)的分布式辦公場景。在數(shù)字化轉(zhuǎn)型的浪潮中，無需斥巨資購買“奢侈品級”解決方案，選擇會博通，用一杯咖啡的日均成本，即可邁出高效管理的第一步。
立即行動，讓報(bào)銷不再“報(bào)銷”時(shí)間！
