陜煤運(yùn)銷引入檔案管理系統(tǒng)，實行檔案數(shù)字化管理

陜煤運(yùn)銷引入檔案管理系統(tǒng)，實行檔案數(shù)字化管理

據(jù)會博通檔案管理系統(tǒng)技術(shù)顧問指出，陜煤運(yùn)銷銅川分公司高度重視檔案管理工作，不斷加大加強(qiáng)檔案工作的隊伍建設(shè)、設(shè)施建設(shè)和制度建設(shè)，積極推動檔案管理工作引入國內(nèi)最新進(jìn)的檔案管理軟件系統(tǒng)，有效推進(jìn)規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、數(shù)字化，全面提升檔案管理水平。陜煤運(yùn)銷通過多種培訓(xùn)方式不斷提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和專業(yè)技能，制定各項有關(guān)檔案管理的規(guī)章制度，實現(xiàn)檔案工作的規(guī)范化管理。

陜煤運(yùn)銷為加快檔案數(shù)字化建設(shè)，引進(jìn)專業(yè)管理軟件進(jìn)行檔案編制，不斷完善檔案管理信息系統(tǒng)。截至目前，檔案室已存錄檔案目錄5000余條，數(shù)字化掃描4.8萬余頁，夯實了檔案動態(tài)管理基礎(chǔ)，提高了檔案利用效率。

關(guān)于會博通綜合檔案管理系統(tǒng)：

過去30余年會博通一直潛心研發(fā)綜合知識管理系統(tǒng)，打造組織知識生態(tài)鏈，已經(jīng)榮獲經(jīng)國家認(rèn)證雙軟企業(yè)，國家重點(diǎn)支持的高新技術(shù)企業(yè)。現(xiàn)在會博通已經(jīng)在知識管理、文檔管理、檔案管理、證照管理、辦公自動化、合同管理等領(lǐng)域走在世界領(lǐng)先水平。

會博通檔案管理系統(tǒng)產(chǎn)品研發(fā)專家指出：檔案是組織內(nèi)部最為規(guī)范的知識，是組織存在的歷史依據(jù)，做好檔案管理工作是一個組織健康發(fā)展的需要，檔案管理工作是組織管理工作的一部分，是提高組織工作質(zhì)量和工作效率的基礎(chǔ)條件，是維護(hù)歷史真實面貌的一項重要工作，是衡量一個組織管理水平的重要尺度。會博通綜合檔案管理系統(tǒng)承載檔案的全生命周期管理。

檔案數(shù)字化工作最有效的實施方法：

1、數(shù)字化實施過程的管理工作：由辦公室集中統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、管理并實施。統(tǒng)一管理可以統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，保證質(zhì)量，協(xié)調(diào)進(jìn)度，并可提高效率，降低成本。

2、盡量收集電子文檔：目前，文檔信息的處理大都已實現(xiàn)計算機(jī)化，所以，及時和盡可能全面的收集電子文檔，不但可降低檔案資料數(shù)字化的成本，提高檔案資料數(shù)字化的效率，也可改善檔案資料利用效果。

3、數(shù)字化過程的流程管理：隨著數(shù)字化技術(shù)的改善，以及數(shù)字化實施管理經(jīng)驗的積累，會博通已將數(shù)字化處理過程開發(fā)成規(guī)范化的數(shù)字化流程管理計算機(jī)程序，使實體檔案資料的數(shù)字化工作依程序規(guī)范、有序的進(jìn)行，并且，能像飛機(jī)上的黑匣子一樣詳細(xì)、具體且無聲無息的記錄整個數(shù)字化處理過程，以方便管理、統(tǒng)計與責(zé)任劃分。

4、掃描文件通過OCR識別，以方便利用和搜索：會博通內(nèi)嵌有文件掃描模塊，亦容許采用第三方掃描軟件，容許采用任何第三方OCR軟件。

5、已有實體檔案的數(shù)字化處理流程：

1）確定檔案資料分類管理架構(gòu)并依管理職責(zé)授權(quán)

2）取卷

3）檔案資料定義（檔案資料著錄）

4）拆卷

5）錄入卷內(nèi)文件信息

6）掃描、OCR與上傳

7）校對

8）封面、目錄打印，案卷重新裝訂并放回檔案資料柜

9）審核確認(rèn)等。

6、待歸檔文件的收集與數(shù)字化處理流程

對于已處理完畢，但還未歸檔的檔案資料材料，其處理流程如下：

1）歸檔材料收集，如有可能，盡量收集到電子文檔

2）分類

3）檔案定義（檔案著錄）

4）錄入卷內(nèi)文件信息

5）掃描、OCR與上傳，如有電子文檔，則不一定要掃描紙質(zhì)原文件

6）校對

7）封面、目錄打印，案卷裝訂并放入檔案資料柜

8）審核確認(rèn)等。

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