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研究院檔案管理系統(tǒng)解決方案——系統(tǒng)應用解說
研究院檔案管理系統(tǒng)解決方案——系統(tǒng)應用解說
一、研究院行業(yè)背景
實驗室、研究院都是科學實驗的研究機構(gòu)，眾所周知，一般教育性質(zhì)的研究院比較著重對于學術、技術、知識的交流探討，而企業(yè)性質(zhì)實驗研究，主要是基于企業(yè)發(fā)展提供的技術支撐。政府性質(zhì)研究院，則是是對于國家政治、技術、經(jīng)濟、文化、思想研究貢獻，會涉及到國家技術未來的發(fā)展。研究院常年累積下來的各種論文、文獻、報告、數(shù)據(jù)統(tǒng)計、課題不計其數(shù)，對于這些重要的研究資產(chǎn)，管理系需要深度細化，不容許有絲毫差池的，一旦出現(xiàn)問題，其造成的后果是難以想象的。
二、研究院行業(yè)檔案管理應實現(xiàn)的工作
1、需建立一個標準化的項目管理平臺，在每一個項目啟動，需要提供獨立的項目協(xié)作空間，研究成員在項目協(xié)作平臺進行信息交流討論。
2、項目研究結(jié)束，所有項目研究的資料自動歸檔到項目檔案庫中，實行檔案的規(guī)范化管理。
3、所有研究的課題進行集中統(tǒng)一的管理，課題研究檔案信息資料分類管理。
4、電子化流程運行，研究計劃，研究報告實行電子化提交審批。
5、研究成果檔案資料應安全管控，也可以采取機密文件加密控制，嚴格防止重要的研究成果檔案文件外泄。
三、會博通研究院檔案管理系統(tǒng)總體功能：
檔案收集：研究院文件收集、研究院文件登記、研究院當啊在線接收、原文上傳
檔案管理：研究院檔案分類、編號編目、組件組卷、研究院檔案提交入庫
檔案管理：到期鑒定、研究院檔案移交、研究院檔案銷毀、研究院檔案統(tǒng)計
檔案利用：研究院檔案檢索、借閱管理、研究院檔案編研、歸還管理
庫房管理：庫房盤點、溫濕度管理、研究院檔案安全檢查、出入庫管理
系統(tǒng)管理：全宗管理、用戶管理、組織管理、角色管理、權限管理、系統(tǒng)日志。
社保檔案業(yè)務管理：分類管理、元數(shù)據(jù)管理、模板管理、流程管理、報表管理。
檔案工具：四性檢測、格式轉(zhuǎn)換。
輔助管理：維護系統(tǒng)的公共信息；
系統(tǒng)接口：檔案系統(tǒng)與其他辦公系統(tǒng)之間的接口。
機構(gòu)管理：維護三級機構(gòu)目錄信息；
四、會博通研究院檔案管理系統(tǒng)優(yōu)勢：
1、平臺化，高效、智能化的檔案歸集
集中統(tǒng)一的研究院檔案管理平臺，實現(xiàn)研究院檔案從收集到利用的全流程電子化研究院檔案管理。根據(jù)不同類別的不同檔案類別，根據(jù)客戶需求，進行自動的資料比對，并可實現(xiàn)檔案編號的自動產(chǎn)生。
2、數(shù)字化
實現(xiàn)了電子研究院檔案借閱，全文檢索，鑒定登記，打破傳統(tǒng)研究院檔案管理場景瓶頸，讓研究院檔案管理更簡單，更規(guī)范化。
3、快速便捷的檔案查詢
該研究院檔案管理系統(tǒng)可實現(xiàn)跨類別檢索、跨年度檢索和跨部門檢索，并提供了一個完整的檔案檢索庫。
4、確保研究成果檔案使用的安全性與可靠性
電子研究成果檔案管理體系對涉及機密文件的查詢和使用權限進行了嚴格的規(guī)定，確保了研究成果檔案數(shù)據(jù)的安全性；對文件的智能化、數(shù)據(jù)的利用、全程留跡可溯源、在線借閱與審批、優(yōu)化借閱利用管理流程。
5、清晰直觀的研究成果檔案統(tǒng)計
系統(tǒng)以圖表形式顯示，讓檔案數(shù)據(jù)結(jié)合圖表，生動，直觀，全面，清晰。
6.嚴格可控的自定義授權與管理功能
會博通研究院檔案管理系統(tǒng)對使用者的授權控制非常嚴密，可以設定到模塊化、規(guī)范化、嚴格化的程度。自定義設置部門機構(gòu)、可任意擴充檔案類別及類別、自定義設置角色訪問權限。
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