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財務檔案管理系統(tǒng)解決方案實現會計檔案數字化管理
根據國家政策鼓勵企業(yè)推動企業(yè)會計憑證電子化、無紙化，但是當下階段很多企業(yè)還是存在大量紙質單據需要處理，針對當下“紙電混合”的特殊時期，E檔案在行業(yè)內首次提出財務檔案管理系統(tǒng)中的“分類存儲”解決方案，免去憑證裝訂工作，大幅提升歸檔效率，同時還可以通過掃碼槍、線上進行電子檔案與紙質檔案快速裝盒、上架和庫位調整，并且還能清晰記錄紙質檔案存放位置，方便企業(yè)隨時調閱紙質檔案。
會博通財務檔案管理系統(tǒng)功能設計是秉承開放、適用原則，要求系統(tǒng)具有開放與可擴展的體系架構，滿足各級各類企業(yè)的基礎業(yè)務應用與未來發(fā)展的需求。財務檔案管理系統(tǒng)功能的框架結構設計以國家各省地級市企業(yè)開展電子檔案管理職能為基準，以電子檔案管理業(yè)務的工作流程為主線，其中包括了總則、系統(tǒng)總體要求、檔案接收、檔案整理、檔案保存、檔案利用、檔案統(tǒng)計、系統(tǒng)管理與附則內容。
財務檔案管理做到下面基本要求：
1、確保電子財務檔案的真實
2、確保電子檔案的準確、完整、可用
3、確保電子檔案管理的安全
會博通財務檔案管理系統(tǒng)線上線下一體化管理
對于企業(yè)、單位需要紙質歸檔的部分，財務檔案管理系統(tǒng)可以結合線上與線下工作業(yè)務，滿足線上數據與線下數據的關聯勾稽，實現財務檔案線上線下一體化管理。而對于已支持電子化歸檔數據部分實現自動歸檔，財務檔案借閱、移交、銷毀全線上管理。
會博通財務檔案管理系統(tǒng)支持線上通過影像、業(yè)務系統(tǒng)、核算系統(tǒng)的高效集成，按匹配規(guī)則自動關聯相關，線下通過二維碼方式實現電子數據與紙質數據的自動關聯，實現線上線下一體化歸檔。并且可以將原有檔案借閱、移交、銷毀等處理動作實現線上化管理。通過審批流形式處理借閱、移交銷毀動作。
對于數據安全性，會博通電子財務檔案管理系統(tǒng)也將從以下方面出發(fā)，全面保護電子檔案數據安全：
1、集成日志
全面的電子財務檔案管理，是建立在多系統(tǒng)集成的模式下，而這個過程中系統(tǒng)間集成監(jiān)控將成為必不可少的安全管控手段。會博通電子財務檔案管理系統(tǒng)擁有可自主查詢接口集成情況的通道，并且能清晰的查看相應交互文件用來保證數據的完整性。
2、流程監(jiān)控
發(fā)票電子化的趨勢之下，很多企業(yè)的報銷入賬也將全面實行線上化處理模式。而為了數據的安全以及檔案全生命周期管理的要求，會博通電子財務檔案管理系統(tǒng)實現了檔案數據的全流程展示。例如電子發(fā)票開具場景，從電子發(fā)票開具發(fā)起的系統(tǒng)與時間，到發(fā)票入賬審核的系統(tǒng)和時間，再到相應的核算入賬系統(tǒng)和時間，最后歸檔時間的全生命周期展示。
3、水印機制
同時為了防止財務電子數據被隨意的篡改或替換，可以針對每一個文件提供的定義的水印防護機制，就如按歸檔日期、歸檔主體、歸檔處理人、公司文本、logo等顯示。從而保障檔案管理過程中數據安全性。
4、備份機制
對于由于不可控的意外事故、自然災害等原因可能發(fā)生數據丟失的風險，會博通檔案管理系統(tǒng)也提供雙擊熱備和異地災備兩種備份管控機制，充分保障電子檔案數據完整、可用性。
5、簽章管理
通過支持國密算法的簽章服務提供的加密、簽名等密碼技術，提供檔案系統(tǒng)的保密性、防抵賴性、完整性、可認證等安全性和可信性的相關服務能力；并符合《中華人民共和國電子簽名法》，《會計檔案管理辦法》以及《電子會計憑證報銷入賬歸檔通知》等相關法規(guī)的要求。
6、加密版式
會博通財務檔案管理系統(tǒng)可以實現PDF版式檔案閱讀服務、檔案轉換遷移服務、驗證電子簽章/簽名服務等。閱讀管理除提供基本的PDF版式閱讀功能以外，還能進一步提高在線閱讀過程中文檔傳輸和閱讀的權限及安全性，實現對用戶操作的動態(tài)控制與行為審計，全方位立體監(jiān)控用戶閱讀與利用行為；文檔版式轉換服務，內置多種轉換引擎，支持集群配置，可有效應對高精度、大數據量、高速度、高可靠性要求的文檔轉換需求。
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