企業(yè)如何利用檔案管理系統(tǒng)實現(xiàn)紙質(zhì)檔案的數(shù)字化管理

每一家企業(yè)都有一段或長或短的存續(xù)歷史，在開展各項工作的過程中，都會有一定數(shù)量的紙質(zhì)文件產(chǎn)生，如公司管理制度、員工資料、合同、客戶資料、產(chǎn)品資料等等，如果這些文件具有保存價值，就會成為紙質(zhì)的檔案，這些檔案的保存與管理需要一定的物質(zhì)條件和人員投入，如果將這些紙質(zhì)檔案數(shù)字化，則更有利于管理與利用。借助檔案管理系統(tǒng)軟件進行紙質(zhì)檔案數(shù)字化管理能夠保障檔案內(nèi)容的長期保存，也有利于檔案管理的規(guī)范化和流程化。

下面是《會博通檔案管理系統(tǒng)》對紙質(zhì)檔案進行數(shù)字化處理的基本程序和方法：

一、創(chuàng)建檔案分類架構(gòu)

根據(jù)《中華人民共和國檔案法》和國家檔案局、國家經(jīng)委、國家計委聯(lián)合頒布的《企業(yè)檔案管理辦法》，工業(yè)企業(yè)檔案分類設(shè)置十個一級類目：即黨群工作類、行政管理類、經(jīng)營管理類、生產(chǎn)技術(shù)管理類、產(chǎn)品類、科學(xué)技術(shù)研究類、基本建設(shè)類、設(shè)備儀器類、會計檔案類、干部職工檔案類。特大型企業(yè)或生產(chǎn)程序特殊的企業(yè)，有些檔案難以歸入上述十大類目時，可根據(jù)實際需要增設(shè)一級類目。

二、取卷

從庫房拿取需要數(shù)字化的紙質(zhì)實體案卷，取卷時需注意（1）準確記錄所取案卷的物理存放位置；（2）依次拿取，不要丟卷，確保案卷的完整。

三、檔案定義

檔案定義，是《會博通檔案管理系統(tǒng)》的專用術(shù)語，即是確定檔案的最底層分類的相關(guān)屬性，或稱案卷或檔案盒的相關(guān)屬性。會博通可同時管理紙質(zhì)檔案和數(shù)字化檔案，如果會博通中默認已存在所需的案卷信息，則此步驟可省略。

四、拆卷

拆卷是手工拆除案卷裝訂，如果紙質(zhì)實體案卷的屬性信息已保存在會博通系統(tǒng)中，還應(yīng)執(zhí)行取消注冊功能，相當于在會博通中執(zhí)行拆卷操作。拆卷需要特別注意保證案卷的完整，檢查是否有缺頁、漏頁及其它錯誤，正、副卷標注是否正確。

五、錄入卷內(nèi)文件信息

一份案卷一般都由多份性質(zhì)相同或相似的文件組成，即所謂卷內(nèi)文件。如果系統(tǒng)中已存在卷內(nèi)文件目錄，不必再錄入。如果沒有卷內(nèi)目錄，則需新建文件，然后錄入卷內(nèi)文件屬性信息。

六、掃描

對已錄入相關(guān)屬性的卷內(nèi)文件進行掃描，并將掃描結(jié)果文件上傳到會博通檔案管理系統(tǒng)。會博通的圖片管理器內(nèi)嵌掃描處理工具，可在錄入卷內(nèi)文件屬性信息的同時直接調(diào)用掃描模塊進行掃描（支持高速掃描儀），用戶亦可使用其它掃描程序掃描文件（但使用會博通提供的圖片管理器更為簡單方便），然后，再通過引入功能將掃描文件引入檔案系統(tǒng)。

如果有更嚴格的數(shù)字化檔案安全管理要求，并有專門用于歸檔的電子印章，可在掃描文件上加蓋歸檔專用的電子印章。

七、校對

對歸入檔案的文件進行檢查校對，核對無誤后，則可裝訂成案卷，或裝入檔案盒中。

會博通提供了一個檔案注冊的功能，用于固化歸檔完成后的案卷（檔案盒）。

八、表格打印