信息化技術(shù)在房地產(chǎn)檔案管理中的應(yīng)用
中國的經(jīng)濟環(huán)境近年來發(fā)生了巨大的改變，中國房地產(chǎn)行業(yè)與改革開放共同蓬勃成長。在取得高速發(fā)展的同時，在執(zhí)行項目過程中形成的海量文件、檔案的管理問題也成為了行業(yè)關(guān)注的焦點。
一、房地產(chǎn)行業(yè)解析
土地開發(fā)，房屋的建設(shè)、維修、管理，土地使用權(quán)的有償劃撥、轉(zhuǎn)讓，房屋所有權(quán)的買賣、租賃，房地產(chǎn)的抵押貸款以及由此形成的房地產(chǎn)市場。在實際生活中，人們習(xí)慣于上將從事房地產(chǎn)開發(fā)和經(jīng)營的行業(yè)稱為房地產(chǎn)業(yè)。
二、房地產(chǎn)行業(yè)的檔案管理
房地產(chǎn)開發(fā)企業(yè)的檔案管理是房地產(chǎn)行業(yè)單位諸多管理工作中重要的組成部分。房地產(chǎn)企業(yè)的開發(fā)項目由于其規(guī)模大 工期長 在執(zhí)行過程中形成的材料多。特別是由于其關(guān)聯(lián)和涉及的部門和單位環(huán)節(jié)眾多，因此需要在建設(shè)項目檔案管理的過程中做到規(guī)范化 標準化 僅僅依靠傳統(tǒng)的手工方式已經(jīng)是難以實現(xiàn)對其進行有效的管理了。
三、信息化技術(shù)在房地產(chǎn)檔案管理中的應(yīng)用
房地產(chǎn)行業(yè)檔案管理系統(tǒng)依靠計算機信息網(wǎng)絡(luò)平臺和軟件技術(shù)，有效的解決了房地產(chǎn)開發(fā)企業(yè)在項目管理過程中，對于諸多項目檔案的管理問題，幫助客戶有效的改變了房地產(chǎn)行業(yè)項目檔案管理的規(guī)范性和標準化，成為房地產(chǎn)行業(yè)項目檔案管理的最為有效的信息化管理工具。
四、會博通房地產(chǎn)檔案管理系統(tǒng)
知識管理專家會博通超30年匠心研發(fā)會博通綜合檔案管理系統(tǒng)，為十大國民經(jīng)濟行業(yè)提供全面的檔案管理解決方案。房地產(chǎn)檔案管理系統(tǒng)是會博通的特色服務(wù)模塊，主要有以下特點：
1.文件、檔案自定義管理
對于業(yè)務(wù)文件，通過會博通“文件管理”模塊，管理人員可以根據(jù)不同類型的文件性質(zhì)，自定義新建文件管理分類。錄入時，按對應(yīng)業(yè)務(wù)模塊的錄入規(guī)則錄入即可。這樣一來，各業(yè)務(wù)模塊、各項目在實施過程中形成的過程文件都能規(guī)范歸檔，亦可供隨時查閱，充分把控了過程文件的完整性。
2.實體檔案與數(shù)字檔案同步管理
對于業(yè)務(wù)成果文件，項目結(jié)束后，檔案管理人員需對已錄入“文件管理”模塊內(nèi)的電子文件，與項目實施中收繳封存的實體文件進行校對。確認無誤后，即可使用“歸檔編輯”功能，將項目相關(guān)的所有過程文件、成果文件移動至“檔案管理”模塊中，實現(xiàn)數(shù)字檔案和實體檔案同步歸檔。同時，還可記錄實體檔案的存放地點，便于后續(xù)查找原件。
綜合檔案：除了業(yè)務(wù)檔案、工程檔案以外，應(yīng)用會博通系統(tǒng)，進行財務(wù)檔案、人事檔案、合同檔案、文書檔案、圖書等綜合檔案的管理，實現(xiàn)公司各部門檔案的規(guī)范存儲與有序應(yīng)用，更好地發(fā)揮了檔案的效用。
3.標準化借還流程，賦能業(yè)務(wù)
通過會博通的借還功能，員工可依權(quán)限申請檔案、證照、文件等的借還。既可線上申請、線下借閱（紙質(zhì)版），亦可線上申請、線上借閱（電子版），為業(yè)務(wù)推進提供便利。
當發(fā)起借用后，系統(tǒng)會自動記錄借用人姓名、部門、用途、歸還時間等信息；到期后，員工還會收到流程或短信提醒，保障檔案文件資料的規(guī)范化應(yīng)用。
4.細?；瘷?quán)限設(shè)置，科學(xué)管控
在會博通系統(tǒng)內(nèi)，為組織或個人設(shè)置針對不同模塊、類目甚至信息的行為權(quán)限。如：為各部門檔案管理人員配置管理本部門工程檔案的權(quán)限、為部門員工配置檔案查閱與借還的權(quán)限。
同時，還可為系統(tǒng)中的檔案、文件乃至每一條信息設(shè)置密級，僅擁有對應(yīng)訪問權(quán)限的員工才能訪問。高度自定義化，科學(xué)管控不同人員和部門間的信息安全。
