南京天加：檔案數(shù)字化管理賦能企業(yè)智慧運(yùn)營，解鎖“意外”新價(jià)值

摘要：

2023年，南京天加環(huán)境科技有限公司攜手會博通綜合檔案管理系統(tǒng)，成功實(shí)現(xiàn)10大類綜合檔案的數(shù)字化集中管理與紙質(zhì)檔案智能分布式存儲。依托強(qiáng)大IT團(tuán)隊(duì)與會博通開放API，天加自主集成單點(diǎn)登錄、文檔移交等關(guān)鍵功能，高效解決了檔號自動編排、用戶同步等難題。數(shù)萬卷檔案實(shí)現(xiàn)權(quán)限化共享，不僅大幅提升管理效率，更“意外”賦能無紙化體系文件分發(fā)、銷售資料敏捷獲取、價(jià)格信息精準(zhǔn)追溯等核心業(yè)務(wù)場景，顯著優(yōu)化運(yùn)營流程，強(qiáng)化企業(yè)知識資產(chǎn)傳承與利用效率。

關(guān)鍵詞： 南京天加環(huán)境科技、檔案管理數(shù)字化、會博通系統(tǒng)、無紙化辦公、知識管理、分布式存儲、API集成、檔案權(quán)限共享、價(jià)格追溯、企業(yè)效率提升、知識傳承

在信息爆炸的時(shí)代，如何讓沉睡于庫房的企業(yè)檔案“活”起來，轉(zhuǎn)化為驅(qū)動業(yè)務(wù)發(fā)展的智慧資產(chǎn)？

南京天加環(huán)境科技有限公司（以下簡稱“天加”）以2023年引入會博通綜合檔案管理系統(tǒng)為契機(jī)，交出了一份兼具創(chuàng)新深度與實(shí)用廣度的數(shù)字化答卷。

一、痛點(diǎn)：從分散到集中，從沉睡到激活

作為行業(yè)領(lǐng)先的環(huán)境科技企業(yè)，天加擁有海量且類型復(fù)雜的檔案資源，包括技術(shù)文檔、資質(zhì)文件、項(xiàng)目方案、體系文件、價(jià)格信息等。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理模式面臨存儲分散、檢索困難、利用效率低、安全管控難等痛點(diǎn)，尤其難以支撐跨部門、跨地域的快速協(xié)作需求。檔案的價(jià)值，亟待釋放。 

二、破局：會博通構(gòu)建數(shù)字化新基座

天加選擇會博通檔案管理系統(tǒng)作為檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型的核心引擎，構(gòu)建起一套高效、智能的管理體系：

1.智慧存儲架構(gòu)： 實(shí)現(xiàn)10大類綜合檔案的數(shù)字化集中管理，構(gòu)建統(tǒng)一知識庫；同時(shí)尊重實(shí)體特性，對紙質(zhì)檔案采用科學(xué)的分布式存儲策略，分別保存在集團(tuán)總部、各業(yè)務(wù)部門及分支機(jī)構(gòu)，兼顧利用便捷性與物理管理效率。

2.技術(shù)深度融合： 依托自身強(qiáng)大的IT團(tuán)隊(duì)，天加充分利用會博通開放的API接口，自主開發(fā)關(guān)鍵集成功能：

單點(diǎn)登錄(SSO)： 消除信息孤島，員工通過統(tǒng)一入口無縫訪問檔案系統(tǒng)，體驗(yàn)流暢。

業(yè)務(wù)系統(tǒng)文檔自動移交： 打通各業(yè)務(wù)系統(tǒng)與檔案庫的“任督二脈”，實(shí)現(xiàn)文檔的自動歸集，確保檔案來源完整、及時(shí)入庫。

3.高效運(yùn)維保障： 在會博通工程師的緊密協(xié)作下，成功攻克了檔號按預(yù)設(shè)規(guī)則自動生成、域名無縫轉(zhuǎn)發(fā)、用戶信息實(shí)時(shí)同步、FTP存儲服務(wù)器優(yōu)化配置等關(guān)鍵技術(shù)節(jié)點(diǎn)，為系統(tǒng)穩(wěn)定高效運(yùn)行掃清障礙。

三、成效：檔案賦能，價(jià)值倍增

如今，天加數(shù)萬卷綜合檔案已實(shí)現(xiàn)依權(quán)限向全員開放。員工可隨時(shí)隨地按需檢索利用，徹底告別了“跑斷腿、翻箱倒柜”的歷史，檔案利用率和滿意度顯著提升。

“意外”之喜：檔案管理溢出價(jià)值凸顯

更令人驚喜的是，檔案數(shù)字化管理的效益，遠(yuǎn)超傳統(tǒng)檔案管理范疇，深刻滲透到企業(yè)核心運(yùn)營流程，帶來三項(xiàng)關(guān)鍵“意外”成就：

1.體系文件分發(fā)革命： 徹底實(shí)現(xiàn)無紙化分發(fā)。新版質(zhì)量、環(huán)境、安全管理體系文件一經(jīng)發(fā)布，全國乃至全球的分支機(jī)構(gòu)均可依權(quán)限即時(shí)在線獲取最新版本，確保執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一、高效，顯著降低管理成本與差錯(cuò)率。

2.銷售戰(zhàn)力提速器： 銷售人員告別“跨部門求資料”的窘境。關(guān)鍵的售前支持資料——企業(yè)資質(zhì)、技術(shù)白皮書、解決方案、成功案例，乃至精細(xì)化的產(chǎn)品價(jià)格信息，均可通過系統(tǒng)依權(quán)限精準(zhǔn)查詢、一鍵獲取。銷售響應(yīng)客戶需求的速度與專業(yè)性獲得質(zhì)的飛躍。

3.價(jià)格管理透明化與可追溯： 徹底改變了過去依賴郵件層層轉(zhuǎn)發(fā)、版本易混亂、歷史難追溯的價(jià)格分發(fā)模式?，F(xiàn)在，相關(guān)人員可依權(quán)限實(shí)時(shí)獲取最新定價(jià)。當(dāng)價(jià)格發(fā)生變動，系統(tǒng)不僅提供最新信息，更能清晰完整地追溯歷史價(jià)格記錄，為市場分析、成本核算、商務(wù)決策提供了堅(jiān)實(shí)的數(shù)據(jù)支撐和審計(jì)依據(jù)。  

四、基石：雙優(yōu)團(tuán)隊(duì)鑄就成功

天加檔案數(shù)字化項(xiàng)目的卓越成效，離不開兩大核心基石：

一支專業(yè)、敬業(yè)的檔案管理團(tuán)隊(duì)，深刻理解業(yè)務(wù)需求并主導(dǎo)價(jià)值落地；

一支技術(shù)過硬、響應(yīng)迅速的IT運(yùn)維團(tuán)隊(duì)，保障系統(tǒng)高效穩(wěn)定運(yùn)行并與企業(yè)IT生態(tài)深度集成。正是這“雙優(yōu)”團(tuán)隊(duì)的緊密協(xié)作，與會博通強(qiáng)大靈活的檔案管理平臺形成合力，共同確保了數(shù)字化成果最大化服務(wù)于天加的企業(yè)運(yùn)營。

五、結(jié)論：從記憶庫到智慧引擎

南京天加的實(shí)踐生動證明，檔案管理數(shù)字化絕非簡單的庫房搬家或掃描入庫，而是企業(yè)知識資產(chǎn)的一次戰(zhàn)略性升級。

通過與會博通的深度合作，天加不僅實(shí)現(xiàn)了檔案本身的規(guī)范、高效、安全管理，更解鎖了檔案數(shù)據(jù)賦能業(yè)務(wù)流程、驅(qū)動效率變革、保障知識傳承的巨大潛能。

檔案系統(tǒng)，已從天加歷史的“記憶庫”，躍升為支撐當(dāng)下高效運(yùn)營、啟迪未來創(chuàng)新的“智慧引擎”。這不僅是檔案管理的成功，更是企業(yè)數(shù)字化轉(zhuǎn)型進(jìn)程中，知識價(jià)值深度挖掘的典范。

會博通亦深感榮幸，其系統(tǒng)能為天加這樣的行業(yè)翹楚守護(hù)知識記憶、促進(jìn)智慧傳承貢獻(xiàn)堅(jiān)實(shí)力量。

未來，檔案作為企業(yè)核心數(shù)據(jù)資產(chǎn)的價(jià)值，必將在更多如天加般的遠(yuǎn)見卓識者手中，持續(xù)釋放璀璨光芒。