直播回顧|企業(yè)檔案管理痛點(diǎn)與方案直播專(zhuān)場(chǎng)文字總結(jié)
關(guān)于企業(yè)檔案管理，您能想到的痛點(diǎn)都有什么？在2023年10月20號(hào)的“企業(yè)檔案管理痛點(diǎn)與方案直播專(zhuān)場(chǎng)”活動(dòng)中，我們將這個(gè)問(wèn)題拋給了我們的檔案管理行業(yè)的用戶(hù)朋友。大家給出了如下的答案：如何更有效地索引企業(yè)檔案？在處理銘感信息檔案時(shí)，怎么樣才能確保安全同時(shí)又做到合規(guī)？怎么樣將紙質(zhì)檔案快速電子化……
由大家給出的答案，往前追溯問(wèn)題的根源，我們總結(jié)出目前企業(yè)檔案管理存在的三大卡點(diǎn)：人員流動(dòng)大、經(jīng)營(yíng)成果難以沉淀；管理分散、文檔眾多，存在安全風(fēng)險(xiǎn)；文檔共享繁瑣、文檔查詢(xún)不便。解決完以上根源的卡點(diǎn)，基本上就能很好地掌控企業(yè)檔案管理的問(wèn)題。以上痛難點(diǎn)怎么解決？一起來(lái)看看，會(huì)博通的檔案管理軟件方案中給出了哪些應(yīng)對(duì)策略！
1.企業(yè)檔案管理系痛點(diǎn)與解決方案
01檔案管理穩(wěn)定的“鐵三角”：組織、權(quán)限與流程
我們首先明確一個(gè)觀(guān)點(diǎn)：不管是將檔案集中管控，還是提高檔案的利用率，檔案管理最終都是服務(wù)于人的。所以只要有檔案管理，就會(huì)涉及到組織和組織當(dāng)中的人。如何讓組織充分參與到檔案管理的環(huán)節(jié)當(dāng)中，讓檔案的價(jià)值充分賦能于人？會(huì)博通給出的是組織框架虛擬化的策略。
組織結(jié)構(gòu)虛擬化指的是企業(yè)真實(shí)的組織架構(gòu)，照實(shí)頒布到檔案管理系統(tǒng)當(dāng)中。這樣一來(lái)顯示中每一個(gè)人在系統(tǒng)中就有了一個(gè)數(shù)字身份，大家彼此用這個(gè)數(shù)字身份進(jìn)行溝通。比如A是人事部門(mén)的經(jīng)理，那么A在系統(tǒng)當(dāng)中，就會(huì)以人事部門(mén)經(jīng)理的數(shù)字身份參與各項(xiàng)檔案管理工作。這個(gè)是我們的檔案管理穩(wěn)定的“鐵三角”的一角。
組織中人員的數(shù)字身份是跟職位相綁定的，那么根據(jù)職位的特性就要對(duì)其操作行為進(jìn)行授權(quán)或者限制。這個(gè)允許和控制的行為，在會(huì)博通檔案管理系統(tǒng)當(dāng)中稱(chēng)為細(xì)?；臋?quán)限管理，是“鐵三角”的第二角。簡(jiǎn)單理解就是我們不僅僅要賦予組織人員數(shù)字身份，同時(shí)也要對(duì)每一個(gè)數(shù)字身份進(jìn)行權(quán)限管理。比如人事部門(mén)的成員，僅僅擁有查閱：聘用合同、員工信息、績(jī)效評(píng)估記錄等檔案的權(quán)利。
檔案管理穩(wěn)定的“鐵三角”之三是流程。流程指的是一系列的辦事流程。比如某個(gè)人在沒(méi)有查閱某個(gè)類(lèi)別檔案的權(quán)限時(shí)，可以通過(guò)流程的形式向檔案管理員提出權(quán)限申請(qǐng)，這樣的申請(qǐng)形式可以極大地提高用戶(hù)利用檔案的效率。
檔案管理穩(wěn)定的“鐵三角”：組織、權(quán)限與流程，缺一不可。
02檔案的全生命周期管理：管理得管全套！
應(yīng)對(duì)企業(yè)檔案管理的卡點(diǎn)，會(huì)博通提出的第二個(gè)策略是：全生命周期的檔案管理。全生命周期的意思是檔案從產(chǎn)生到收集，從收集到整理、從整理到歸檔入庫(kù)，再到利用、統(tǒng)計(jì)、編研、鑒定等賦能企業(yè)的行為，最后到最終的銷(xiāo)毀，全部都可以在會(huì)博通系統(tǒng)上執(zhí)行。
會(huì)博通企業(yè)檔案管理系統(tǒng)也順應(yīng)了目前檔案單套制發(fā)展的大趨勢(shì)，既提供了電子檔案的全生命周期管理，也提供紙質(zhì)檔案的全生命周期管理。不僅如此，會(huì)博通在2023年還推出了檔案管理機(jī)器人幫助檔案管理者快速將紙質(zhì)檔案電子化。
檔案管理機(jī)器人由愛(ài)普生掃描儀和會(huì)博通文件檔案知識(shí)一體化管理系統(tǒng)智慧集成。通過(guò)檔案管理機(jī)器人的輔助，一個(gè)專(zhuān)職或兼職的文檔管理員，即可承擔(dān)起整個(gè)單位的文件與檔案管理職責(zé)，并且，可通過(guò)配置一定數(shù)量的智能掃描工作臺(tái)，讓單位全員可以及時(shí)、方便、高效的將文件與檔案數(shù)字化并上傳系統(tǒng)。
2023年8月23日至12月31日是檔案管理機(jī)器人優(yōu)惠推廣階段，有紙質(zhì)檔案快速電子化需求的朋友，可咨詢(xún)會(huì)博通或會(huì)博通渠道服務(wù)商，了解優(yōu)惠詳情。優(yōu)惠送完為止。
03檔案的集中管理：聯(lián)通第三方系統(tǒng)
企業(yè)當(dāng)中一般會(huì)有很多系統(tǒng)，比如ERP、OA、財(cái)務(wù)系統(tǒng)、企業(yè)微信、釘釘?shù)鹊龋覀兒芏嗟奈臋n信息會(huì)在上面?zhèn)鬏敽蜏贤?。不同的部門(mén)用不同的工具，這就容易導(dǎo)致檔案的分散和錯(cuò)落，最終可能出現(xiàn)檔案信息泄露和遺失等情況。
針對(duì)企業(yè)文檔管理風(fēng)險(xiǎn)的需求，會(huì)博通可以聯(lián)通市面上大部分系統(tǒng)。這些系統(tǒng)包括：云之家、釘釘、企業(yè)微信、金蝶、用友、思愛(ài)普等等。會(huì)博通跟這些聯(lián)通之后，用戶(hù)朋友們可以直接在這些常用的系統(tǒng)當(dāng)中，一鍵將檔案?jìng)鞯綑n案系統(tǒng)當(dāng)中，進(jìn)行更為標(biāo)準(zhǔn)和細(xì)致化的管理。不僅如此，系統(tǒng)聯(lián)通之后，還能實(shí)現(xiàn)單點(diǎn)登錄，以及組織結(jié)構(gòu)的同步和消息的同步，用戶(hù)朋友們?cè)僖膊慌掠洸蛔∶艽a和錯(cuò)過(guò)重要消息！
04高效的檔案搜索引擎：想找就找，隨時(shí)隨地！
存進(jìn)去，還得找的出來(lái)。會(huì)博通企業(yè)檔案管理系統(tǒng)內(nèi)置高效的檔案搜索引擎，為用戶(hù)提供了多種檢索方式，比如用戶(hù)朋友們可以依權(quán)限檢索、可以自定義搜索設(shè)置、組合條件檢索文檔，勾選即可啟動(dòng)利用，非常方便。
在搜索的過(guò)程當(dāng)中，會(huì)博通采用的是面向?qū)ο蠊芾淼姆?wù)，用戶(hù)不需要接觸系統(tǒng)管理員，只需要輸入關(guān)鍵詞，或條件組合，即可直接通過(guò)人機(jī)交互精準(zhǔn)且快速地定位到所需要的檔案。這些反饋的檔案將以高亮的形式呈現(xiàn)出來(lái)，視覺(jué)體驗(yàn)也非常好。
2.廣州工業(yè)控股集團(tuán)有限公司案例
關(guān)于廣州工業(yè)控股集團(tuán)的案例，由于篇幅的問(wèn)題，本篇文章直接給大家搬一下重點(diǎn)內(nèi)容不做詳細(xì)介紹，更多內(nèi)容大家可以看我們的往期文章：《廣州工控?cái)y手會(huì)博通，譜寫(xiě)數(shù)字化檔案管理新實(shí)踐》。
為了幫助廣州工控做好檔案管理，會(huì)博通為廣州工控提供了咨詢(xún)服務(wù)、系統(tǒng)建設(shè)、檔案服務(wù)。
在咨詢(xún)服務(wù)方面，會(huì)博通幫助廣州工控完成了對(duì)標(biāo)整改，見(jiàn)證材料的撰寫(xiě)，同時(shí)也針對(duì)其業(yè)務(wù)特點(diǎn)，對(duì)工控員工們進(jìn)行了多場(chǎng)關(guān)于檔案業(yè)務(wù)知識(shí)、檔案規(guī)章制度、檔案的管理方式等形式多樣、內(nèi)容豐富的培訓(xùn)，提升了工控檔案人員的服務(wù)意識(shí)。
在系統(tǒng)建設(shè)方面，會(huì)博通完成了檔案管理系統(tǒng)的部署。系統(tǒng)不僅實(shí)現(xiàn)檔案資料的收集、整理、歸檔、借閱、統(tǒng)計(jì)、鑒定、銷(xiāo)毀等全面生命周期管理，同時(shí)也能夠跟OA系統(tǒng)進(jìn)行集成。
3.寫(xiě)在最后
以上就是企業(yè)檔案管理痛點(diǎn)與方案專(zhuān)場(chǎng)直播的精華內(nèi)容整理，文字只是單向輸出的一種方式，缺少了互動(dòng)和交流，我們整理下來(lái)也少了很多細(xì)節(jié)，如果您對(duì)我們感興趣，歡迎您關(guān)注我們視頻號(hào)來(lái)跟我們進(jìn)行更為真實(shí)的交流和互動(dòng)。我們的直播時(shí)間一般定在每周五下午的3點(diǎn)。
下一期直播的時(shí)間在2023年10月27號(hào)，主題是學(xué)校和企業(yè)檔案管理軟件答疑和培訓(xùn)。我們?cè)谥辈ラg等您，下周五3點(diǎn)，期待您的到來(lái)。
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