【案例】“水利工程檔案管理”痛難點是啥？貴陽筑水給您答案
2023/2/2 0:00:00 來源：最新案例 作者：小博 瀏覽量： 698
“水利工程檔案管理”痛難點是啥？是資料不規(guī)范，還是檔案丟失、驗收簽證不全？不僅僅是這些，要做好水利工程檔案管理，得體系化梳理工程檔案管理痛難點，落地切實有效的解決方案。最近，貴陽筑水水利產(chǎn)業(yè)發(fā)展有限公司應(yīng)用會博通，構(gòu)建了檔案管理系統(tǒng)，推動了水利檔案的一站式管理。
貴陽筑水水利產(chǎn)業(yè)發(fā)展有限公司，成立于2001年12月24日，位于貴州省貴陽市，所屬行業(yè)是水利工程。具體的經(jīng)營范圍包括水利基礎(chǔ)設(shè)施、建設(shè)及管理；水工程養(yǎng)護及管理服務(wù)；水庫建設(shè)及管理服務(wù)；水庫建設(shè)及經(jīng)營管理；水利工程勘測設(shè)計、咨詢、評估服務(wù)；水利基礎(chǔ)設(shè)施項目的附屬設(shè)施經(jīng)營管理、土地開發(fā)、土地征收咨詢服務(wù)等。
02客戶痛點
1）水利工程檔案管理需走向合規(guī)化：單位當中，擁有檔案管理專業(yè)知識的人員比較少，在檔案整理的過程中，容易出現(xiàn)原始文件丟失、資料不完整、甚至使用復(fù)印件（工程檔案中明確規(guī)定：竣工資料中不允許有復(fù)印件）的情況。
2）水利工程檔案編制格式有待規(guī)范：工程檔案在編寫和歸檔的過程中，有很嚴謹?shù)墓芾硪?，格式不?guī)范不利于檔案的長期保存，同時也不利于檔案裝訂工作的開展。然而在這個而過程當中，人工編制格式常常出錯。
3）工程簽證不全，代簽現(xiàn)象嚴重：鑒于工程項目進度需要，部分工程為滿足進度要求，未能按國家行業(yè)標準進行工地驗收后書面簽字。有的材料缺少意見簽字或隨意涂改意見簽字，降低了工程材料使用價值和原始檔案的可信度。
4）參建單位眾多，難以統(tǒng)一管理：水利工程行業(yè)，一個項目往往設(shè)計多個部門或多個企業(yè)，對于人員協(xié)作的要求比較高。檔案如果不進行統(tǒng)一管控，非常容易遺失，為后續(xù)工程的維護和運營帶來不可預(yù)估的風險。
03會博通水利工程檔案管理：標準化的一體化平臺
1）符合國家檔案法，行業(yè)標準規(guī)范要求：會博通水利工程檔案管理系統(tǒng)，符合最新國家檔案法以及水利工程檔案管理標準規(guī)劃要求。軟件內(nèi)部的操作方式和操作流程，全部按照檔案標準化管理設(shè)置，小白也能進行專業(yè)化操作。
2）多種標準化編號，編號正確率100%：會博通對于文件、檔案均提供多種自動編號/取號方式。完整的檔號一般包括全宗號、檔案室編號、年度、保管期限、機構(gòu)（問題）等。編號可以使文字、字母、數(shù)字或其組合。定義檔案時輸入的檔號，應(yīng)輸入類目編號的完整長度。并且，在同一個會博通數(shù)據(jù)庫中，必須是唯一編號。
3）流程化機制，檔案文件審批更嚴謹：會博通系統(tǒng)擁有工作流功能，檔案文件審批，均可以通過流程執(zhí)行。倘若一份文件需要經(jīng)過5個人審批，可直接在系統(tǒng)上自定義流程，提交后，流程會自動流到各個責任人處。若使用平板，會博通也同步支持手簽?zāi)Ｊ健?/span>
4）不限用戶登錄，一個平臺統(tǒng)籌全局檔案：貴陽筑水使用的是，不限用戶系統(tǒng)版本。在系統(tǒng)管理人員的統(tǒng)籌下，企業(yè)內(nèi)外部人員都可以依權(quán)限，登入登出系統(tǒng)平臺，參與工程項目進程中的管檔與用檔工作。
“奔向新征程，筑夢新時代”，2023年貴陽筑水水利產(chǎn)業(yè)發(fā)展有限公司，將以高質(zhì)量發(fā)展為引領(lǐng)，立足新起點，聚焦新項目，全面提升水利設(shè)施建設(shè)與運管能力。在這新的發(fā)展節(jié)點，期待水利工程檔案管理體系的創(chuàng)建，為貴陽筑水增添新動力、新勢能！
01客戶簡介
貴陽筑水水利產(chǎn)業(yè)發(fā)展有限公司，成立于2001年12月24日，位于貴州省貴陽市，所屬行業(yè)是水利工程。具體的經(jīng)營范圍包括水利基礎(chǔ)設(shè)施、建設(shè)及管理；水工程養(yǎng)護及管理服務(wù)；水庫建設(shè)及管理服務(wù)；水庫建設(shè)及經(jīng)營管理；水利工程勘測設(shè)計、咨詢、評估服務(wù)；水利基礎(chǔ)設(shè)施項目的附屬設(shè)施經(jīng)營管理、土地開發(fā)、土地征收咨詢服務(wù)等。
02客戶痛點
1）水利工程檔案管理需走向合規(guī)化：單位當中，擁有檔案管理專業(yè)知識的人員比較少，在檔案整理的過程中，容易出現(xiàn)原始文件丟失、資料不完整、甚至使用復(fù)印件（工程檔案中明確規(guī)定：竣工資料中不允許有復(fù)印件）的情況。
2）水利工程檔案編制格式有待規(guī)范：工程檔案在編寫和歸檔的過程中，有很嚴謹?shù)墓芾硪?，格式不?guī)范不利于檔案的長期保存，同時也不利于檔案裝訂工作的開展。然而在這個而過程當中，人工編制格式常常出錯。
3）工程簽證不全，代簽現(xiàn)象嚴重：鑒于工程項目進度需要，部分工程為滿足進度要求，未能按國家行業(yè)標準進行工地驗收后書面簽字。有的材料缺少意見簽字或隨意涂改意見簽字，降低了工程材料使用價值和原始檔案的可信度。
4）參建單位眾多，難以統(tǒng)一管理：水利工程行業(yè)，一個項目往往設(shè)計多個部門或多個企業(yè)，對于人員協(xié)作的要求比較高。檔案如果不進行統(tǒng)一管控，非常容易遺失，為后續(xù)工程的維護和運營帶來不可預(yù)估的風險。
03會博通水利工程檔案管理：標準化的一體化平臺
1）符合國家檔案法，行業(yè)標準規(guī)范要求：會博通水利工程檔案管理系統(tǒng)，符合最新國家檔案法以及水利工程檔案管理標準規(guī)劃要求。軟件內(nèi)部的操作方式和操作流程，全部按照檔案標準化管理設(shè)置，小白也能進行專業(yè)化操作。
2）多種標準化編號，編號正確率100%：會博通對于文件、檔案均提供多種自動編號/取號方式。完整的檔號一般包括全宗號、檔案室編號、年度、保管期限、機構(gòu)（問題）等。編號可以使文字、字母、數(shù)字或其組合。定義檔案時輸入的檔號，應(yīng)輸入類目編號的完整長度。并且，在同一個會博通數(shù)據(jù)庫中，必須是唯一編號。
3）流程化機制，檔案文件審批更嚴謹：會博通系統(tǒng)擁有工作流功能，檔案文件審批，均可以通過流程執(zhí)行。倘若一份文件需要經(jīng)過5個人審批，可直接在系統(tǒng)上自定義流程，提交后，流程會自動流到各個責任人處。若使用平板，會博通也同步支持手簽?zāi)Ｊ健?/span>
4）不限用戶登錄，一個平臺統(tǒng)籌全局檔案：貴陽筑水使用的是，不限用戶系統(tǒng)版本。在系統(tǒng)管理人員的統(tǒng)籌下，企業(yè)內(nèi)外部人員都可以依權(quán)限，登入登出系統(tǒng)平臺，參與工程項目進程中的管檔與用檔工作。
“奔向新征程，筑夢新時代”，2023年貴陽筑水水利產(chǎn)業(yè)發(fā)展有限公司，將以高質(zhì)量發(fā)展為引領(lǐng)，立足新起點，聚焦新項目，全面提升水利設(shè)施建設(shè)與運管能力。在這新的發(fā)展節(jié)點，期待水利工程檔案管理體系的創(chuàng)建，為貴陽筑水增添新動力、新勢能！
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