新版檔號(hào)編制規(guī)則DA/T 13—2022精簡(jiǎn)解讀

以下是根據(jù)國(guó)標(biāo)檔號(hào)編制規(guī)則DA/T 13—2022，根據(jù)自己的理解所做的解讀。

一、DA/T 13—2022檔號(hào)結(jié)構(gòu)的核心調(diào)整

1. 檔號(hào)基礎(chǔ)結(jié)構(gòu)分化為兩類(lèi)

根據(jù)檔案整理方式不同，檔號(hào)結(jié)構(gòu)明確分為兩種模式：

· 按卷整理：全宗號(hào) - 類(lèi)別號(hào) - 案卷號(hào)/組號(hào)/冊(cè)號(hào) - 件號(hào)/頁(yè)號(hào)

· 按件整理：全宗號(hào) - 類(lèi)別號(hào) - 件號(hào)

2. 類(lèi)別號(hào)的復(fù)合結(jié)構(gòu)

類(lèi)別號(hào)并非單一代碼，而是由多級(jí)元素組成的復(fù)合代碼，元素間需用間隔號(hào)（·）分隔：

類(lèi)別號(hào) = 檔案門(mén)類(lèi)代碼·[二級(jí)類(lèi)目]·[三級(jí)類(lèi)目]·[年度]·[保管期限代碼]·[機(jī)構(gòu)/問(wèn)題代碼]  

· 必選元素：檔案門(mén)類(lèi)代碼（如文書(shū)檔案“WS”、會(huì)計(jì)檔案“KU”）

· 可選元素：年度、保管期限等（根據(jù)實(shí)際管理需求添加）

二、新舊表述對(duì)比與國(guó)標(biāo)符合性修正

三、類(lèi)別號(hào)的詳細(xì)構(gòu)成與示例

類(lèi)別號(hào)元素表

 實(shí)際應(yīng)用示例

1. 按卷整理（基建檔案）

A002-KJ·JJ·2023·D30-005-021  

o A002：全宗號(hào)

o KJ·JJ·2023·D30：類(lèi)別號(hào)（科技檔案·基建類(lèi)·2023年·定期30年）

o 005：案卷號(hào)

o 021：頁(yè)號(hào)

2. 按件整理（文書(shū)檔案）

B015-WS·DQ·2024-Y-0007  

o B015：全宗號(hào)

o WS·DQ·2024-Y：類(lèi)別號(hào)（文書(shū)·黨群類(lèi)·2024年·永久）

o 0007：件號(hào)

四、關(guān)鍵注意事項(xiàng)

1. 連接符嚴(yán)格區(qū)分：

o 類(lèi)別號(hào)內(nèi)同級(jí)元素用間隔號(hào) ·（如 WS·2023·Y）

o 不同層級(jí)元素間用短橫 -（如全宗號(hào)與類(lèi)別號(hào)之間：A001-WS·2023）

2. 元素可擴(kuò)展性：

o 二級(jí)以下類(lèi)目可依需擴(kuò)展至四級(jí)（如 KJ·KY·01 表示科技檔案-科研類(lèi)-第1課題）

3. 檔號(hào)唯一性保障：

o 件號(hào)、案卷號(hào)需在最低一級(jí)類(lèi)目下流水編制，避免重號(hào)

五、會(huì)博通系統(tǒng)中的國(guó)標(biāo)落地實(shí)踐

在會(huì)博通單用戶(hù)版中，DA/T 13—2022的貫徹體現(xiàn)為：

· 檔號(hào)生成器：支持構(gòu)建復(fù)合類(lèi)別號(hào)（如自動(dòng)拼接“檔案門(mén)類(lèi)·年度·保管期限”）；

· 校驗(yàn)規(guī)則：自動(dòng)檢測(cè)元素缺失（如按件整理漏填“保管期限”時(shí)預(yù)警）；

· 兼容性設(shè)置：容許自定義檔號(hào)形成規(guī)則，但建議嚴(yán)格遵循國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)。