知識(shí)學(xué)院
大學(xué)檔案管理系統(tǒng)——大學(xué)電子數(shù)字化檔案管理解決方案
傳統(tǒng)大學(xué)檔案管理存在的問(wèn)題：
1、由于工作變化或工作人員的習(xí)慣，文件檔案改動(dòng)頻繁，將會(huì)造成版本混亂
在部門(mén)平時(shí)辦公過(guò)程中，由于工作的變化或人員的變動(dòng)，針對(duì)資料文件的變更較為頻繁容易造成版本混亂，長(zhǎng)此以往，這是特別不利后期的工作。
2、文件檔案集中統(tǒng)一管理困難
大部分黨政、企業(yè)、學(xué)校、團(tuán)體等產(chǎn)生的各種檔案、文檔、文件散落在各個(gè)系統(tǒng)或職員電腦中時(shí)常態(tài)，一旦人員流失，可能會(huì)造成部分的文件或檔案丟失，因此，都缺乏檔案全面性的集中統(tǒng)一管理。
3、文件檔案查閱費(fèi)時(shí)費(fèi)力，工作效率低
一個(gè)學(xué)校經(jīng)過(guò)長(zhǎng)時(shí)間的積累，學(xué)校相關(guān)檔案歷史數(shù)據(jù)必然時(shí)不少的，不斷更新替換，數(shù)量是相當(dāng)巨大的，傳統(tǒng)共享盤(pán)文件檢索速度緩慢且不方便，紙質(zhì)管理調(diào)用時(shí)尋找更是麻煩。
4、無(wú)法滿足移動(dòng)辦公需求
很多傳統(tǒng)文件檔案管理工具是沒(méi)法做到可以手機(jī)移動(dòng)端訪問(wèn)功能，員工在外出差需要及時(shí)查閱文件需要時(shí)間漫長(zhǎng)，容易耽誤工作。
5、文件檔案無(wú)法實(shí)現(xiàn)高效、安全互聯(lián)互通
大學(xué)學(xué)校內(nèi)部各個(gè)部門(mén)、各領(lǐng)導(dǎo)、學(xué)員余者成員之間，在辦公過(guò)程中會(huì)涉及重要性文件交互難，成本高，并且容易丟失，泄露風(fēng)險(xiǎn)。
6、檔案統(tǒng)計(jì)分析需求
根據(jù)大學(xué)問(wèn)學(xué)校的檔案管理實(shí)際需求，幾秒便獲得準(zhǔn)確并且可視化的數(shù)據(jù)模式，對(duì)眾多學(xué)校檔案的統(tǒng)計(jì)分析做到了準(zhǔn)確、快捷、方便，傳統(tǒng)人工檔案管理模式很難快速實(shí)現(xiàn)的。
一、主要功能點(diǎn)：
檔案管理：檔案采集-檔案錄入-檔案整理-檔案借閱-檔案利用（檔案檢索、編研）-檔案銷毀完整的閉環(huán)管理。
基礎(chǔ)資料設(shè)置：檔案初始化，檔案卡制作，檔案臺(tái)賬，檔案類別設(shè)置，數(shù)據(jù)字典參數(shù)設(shè)置，公司資料設(shè)置等。
檔案檢索管理：按照學(xué)院，院系導(dǎo)航檢索，按照檔案類別檢索，檔案屬性,自定義檢索條件。
提醒管理：檔案到期提醒，檔案文件提醒，檔案借閱到期提醒。
系統(tǒng)管理：用戶管理，權(quán)限設(shè)置，權(quán)限組設(shè)置，系統(tǒng)初始化，系統(tǒng)日志資料等。
自定義功能點(diǎn)：自定義磁鐵界面顯示，自定義錄入表單設(shè)置，自定義屬性、自定義權(quán)限設(shè)置、自定義設(shè)置Excel模板打印，自定義設(shè)置檢索條件，自定義設(shè)置提醒... ...
二、使會(huì)博通大學(xué)檔案管理系統(tǒng)的原因：
1、簡(jiǎn)化檔案管理過(guò)程：
很明顯提升了檔案管理者的工作效率，把繁雜的檔案管理工作簡(jiǎn)單化，讓檔案管理不再雜亂、低效。
2、實(shí)現(xiàn)檔案網(wǎng)格化管理：
通過(guò)會(huì)博通學(xué)校檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行信息化建設(shè)，將有效有序改變檔案收集、歸檔立卷、整理編目、檔案利用、檔案檢索、數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)等傳統(tǒng)模式，解決檔案整理耗時(shí)費(fèi)力、利用檢索效率低等問(wèn)題，形成檔案網(wǎng)上接收、適時(shí)監(jiān)控、遠(yuǎn)程共享的工作體系。
3．加強(qiáng)檔案業(yè)務(wù)流程：
可以說(shuō)檔案管理工作是所有成員參與的一項(xiàng)工作，不單純屬于某個(gè)檔案管理人員的任務(wù)，也非檔案業(yè)務(wù)都得在檔案館（室）完成的，進(jìn)行檔案管理的目的就是方便快捷地讓每位領(lǐng)導(dǎo)與人員在自己的崗位能夠查找到所需的檔案資料又能安全利用。
4．實(shí)現(xiàn)檔案資源信息庫(kù)共享。
作為學(xué)校價(jià)值檔案信息，創(chuàng)建檔案資源信息庫(kù)將為檔案的開(kāi)發(fā)利用創(chuàng)造更加優(yōu)越的條件，可分為公開(kāi)庫(kù)、網(wǎng)站內(nèi)容管理庫(kù)、文件資料庫(kù)、資料庫(kù)、人事檔案庫(kù)、綜合檔案庫(kù)、視頻庫(kù)、圖片庫(kù)等。讓利用者方便快捷，及時(shí)高效獲得各類信息資源，使檔案信息利用時(shí)效加快，辦理時(shí)間縮短，建立信息化的檔案資源信息庫(kù)是有必要的，并且支持多終端訪問(wèn)共享。
5、檔案原件得以保護(hù)：
針對(duì)重要性的檔案原件，原件妥善保存好，不損壞不丟失也是重點(diǎn)工作之一，在采用系統(tǒng)管理檔案之后，檔案只需經(jīng)過(guò)一次掃描，便能實(shí)現(xiàn)多次線上線下查看與利用，有效保護(hù)檔案原件，從而降低原件損壞、遺失、篡改風(fēng)險(xiǎn)。
三、選擇會(huì)博通大學(xué)檔案管理系統(tǒng)管理范圍有什么？
（1）管理范圍：大學(xué)生檔案管理、人事管理、成績(jī)管理、作業(yè)管理、課程管理、教師管理、設(shè)備管理管理等。
（2）手機(jī)短信支持：系統(tǒng)可與手機(jī)集成，可運(yùn)用系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)生成各種重要通知、周末作業(yè)提示、考試成績(jī)等信息，用手機(jī)短信的形式發(fā)送給老師、學(xué)生或家長(zhǎng)，及時(shí)、主動(dòng)地進(jìn)行信息溝通。
（3）自動(dòng)提醒功能：可預(yù)設(shè)提醒時(shí)機(jī)、收信人、提醒內(nèi)容、提醒頻度，自動(dòng)發(fā)送提醒郵件或短信。例如：對(duì)某教師定期任務(wù)提示等。
（4）與學(xué)生及家長(zhǎng)高效互動(dòng)：系統(tǒng)采用先進(jìn)的B/S結(jié)構(gòu)，使用IE瀏覽器即可訪問(wèn)，除了教師使用本系統(tǒng)外，您完全可以讓學(xué)生家長(zhǎng)也登錄使用，查閱學(xué)生成績(jī)、課外作業(yè)安排等，增強(qiáng)相互間的溝通。
（5）完善的權(quán)限控制：可控制每個(gè)登錄用戶的權(quán)限，查看權(quán)、錄入權(quán)、修改權(quán)、刪除權(quán)均可設(shè)定，且細(xì)化到每一個(gè)字段。
（6）票據(jù)套打：利用表單模板，可精確定位數(shù)據(jù)的坐標(biāo)位置，可充分利用Excel、Word中的字體、顏色，因此可設(shè)計(jì)出各種格式的套表，例如：各種單據(jù)、錄取通知書(shū)、畢業(yè)證書(shū)等，實(shí)現(xiàn)專業(yè)套打軟件的功能，支持市面上的各種打印機(jī)。
（7）統(tǒng)計(jì)功能：利用精心設(shè)計(jì)的報(bào)表定制功能，您只需幾個(gè)簡(jiǎn)單步驟就可設(shè)計(jì)出漂亮實(shí)用的報(bào)表，包括分類明細(xì)表、分類統(tǒng)計(jì)表。例如，各班學(xué)生成績(jī)明細(xì)、各科成績(jī)明細(xì)，學(xué)生的性別、年齡段統(tǒng)計(jì)，各科成績(jī)、總分成績(jī)的分?jǐn)?shù)段統(tǒng)計(jì)等。
（8）靈活設(shè)置基本信息：用戶可以自定義考試類別、課程、課節(jié)等選項(xiàng)字典，支持多層次結(jié)構(gòu)，并據(jù)此作查詢、統(tǒng)計(jì)、分析。
（9）可擴(kuò)展性強(qiáng)：采用通用信息平臺(tái)為基礎(chǔ)，系統(tǒng)的通用性保持不變。無(wú)需編程知識(shí)，能隨時(shí)擴(kuò)展其它管理模塊，適用性強(qiáng)；能根據(jù)業(yè)務(wù)變化隨時(shí)調(diào)整，靈活性強(qiáng)。
四、選擇會(huì)博通高校檔案管理系統(tǒng)的理由：
1、久經(jīng)考驗(yàn)，系統(tǒng)成熟穩(wěn)定：
會(huì)博通大學(xué)檔案軟件功能成熟完善：至今已有30余年匠心研發(fā)，經(jīng)過(guò)了長(zhǎng)時(shí)間的實(shí)戰(zhàn)運(yùn)用打磨不斷的改進(jìn)優(yōu)化，已經(jīng)被全國(guó)眾多小學(xué)、中學(xué)、初中、高中、大學(xué)、高校、技校，目前會(huì)博通大學(xué)檔案管理軟件功能已經(jīng)非常完善，非常適合大學(xué)檔案管理。
2、軟件的平臺(tái)多樣性說(shuō)：
根據(jù)大學(xué)學(xué)院的檔案管理工作人員的使用習(xí)慣與便利性，該大學(xué)檔案系統(tǒng)開(kāi)放了平板端訪問(wèn)，手機(jī)端APP，支持PC端安裝版等，能夠多平臺(tái)同時(shí)使用。
3、完善的銷售服務(wù)：
公司提供了完整的售前、售中、售后整套服務(wù)，隨時(shí)為用戶余客戶排憂解難，確保您有問(wèn)必有答，并且售前提供系統(tǒng)演示余產(chǎn)品介紹，售中對(duì)接好每一個(gè)環(huán)節(jié)，讓客戶合作流程不迷路，售后當(dāng)用戶余客戶遇到難點(diǎn)隨時(shí)協(xié)助，讓用戶用得順手順心。
4、從靈活拓展性強(qiáng)來(lái)說(shuō)：
系統(tǒng)設(shè)計(jì)了靈活性強(qiáng)的自定義功能：自定義功能強(qiáng)大，囊括了桌面模塊自定義顯示、屬性自定義、分類自定義、權(quán)限自定義等，管理員還能夠自定義字段、自定義表單及報(bào)表。
檔案管理軟件的拓展性：系統(tǒng)預(yù)留了多種接口及數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)，根據(jù)用戶需求，就如多種接口實(shí)現(xiàn)組織內(nèi)部OA系統(tǒng)及檔案管理系統(tǒng)有機(jī)連接，不論是在企業(yè)微信通信系統(tǒng)、OA系統(tǒng)、CRM系統(tǒng)、ERP系統(tǒng)、還是財(cái)務(wù)系統(tǒng)等其它辦公系統(tǒng)。
5、超高的性價(jià)比優(yōu)勢(shì)：
除了完善的整套軟件服務(wù)外，會(huì)博通檔案管理系統(tǒng)處于動(dòng)態(tài)優(yōu)化中，結(jié)合現(xiàn)實(shí)的場(chǎng)景需求，我們將持續(xù)更新最新的產(chǎn)品應(yīng)用，提供不限次數(shù)的免費(fèi)升級(jí)服務(wù)。進(jìn)行使用培訓(xùn)、系統(tǒng)升級(jí)等服務(wù)。
五、金典案例
蘭州大學(xué)、哈爾濱師范大學(xué)、廣東工業(yè)大學(xué)、合肥建設(shè)大學(xué)、東北電力大學(xué)、廣東省交通運(yùn)輸大學(xué)、廣東社會(huì)大學(xué)... ...
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