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數(shù)字檔案室管理系統(tǒng)，高效智能化給您帶來(lái)全新體驗(yàn)！
數(shù)字檔案室管理系統(tǒng)，高效智能化給您帶來(lái)全新體驗(yàn)！
一、檔案室存在問(wèn)題：
1、在信息時(shí)代，用戶(hù)對(duì)信息保管與利用定位需求強(qiáng)烈，傳統(tǒng)人工檔案管理模式已無(wú)法滿(mǎn)足用戶(hù)需求，需要優(yōu)化改進(jìn)是必然的選擇。
2、傳統(tǒng)的檔案管理方式對(duì)眾多非結(jié)構(gòu)化信息檔案的有效利用和挖掘是很難實(shí)現(xiàn)的，所以借助專(zhuān)業(yè)的系統(tǒng)是眾多企業(yè)、機(jī)構(gòu)的做法。
3、檔案是一種重要的資料信息，在管理工作上與過(guò)去式擁有了根本性變化，因此，注重加強(qiáng)了對(duì)紙質(zhì)檔案的保護(hù)，加大了對(duì)檔案信息的有效挖掘是越來(lái)越多用戶(hù)在關(guān)注的問(wèn)題。
4、隨著檔案信息越來(lái)越多，類(lèi)型越來(lái)越復(fù)雜，信息量越來(lái)越大，工作難度也隨之增大，很難實(shí)現(xiàn)規(guī)范化。
5、難以將分散在各個(gè)部門(mén)人員手中的大量紙質(zhì)檔案電子化并且集中收集上傳，不能解決文檔文件收集難、慢、不完整、不規(guī)范以及文檔保存、查詢(xún)等問(wèn)題。
從上述可知一款出色的數(shù)字檔案室管理系統(tǒng)，對(duì)檔案工作未來(lái)的發(fā)展、檔案服務(wù)水平的提高都具有重要的意義與作用。
會(huì)博通數(shù)字檔案室管理系統(tǒng)的研發(fā)是依據(jù)國(guó)家數(shù)字檔案相關(guān)法規(guī)標(biāo)準(zhǔn)以及實(shí)際單位檔案管理工作具體的功能需求，可以對(duì)各種類(lèi)型數(shù)字檔案室的檔案資料進(jìn)行電子化、網(wǎng)絡(luò)化集中管理，并對(duì)其流轉(zhuǎn)過(guò)程實(shí)時(shí)監(jiān)控，數(shù)據(jù)結(jié)果全面把控，為開(kāi)展檔案知識(shí)服務(wù)、數(shù)據(jù)挖掘、教學(xué)評(píng)估、全文檢索建立數(shù)據(jù)資源基礎(chǔ)，實(shí)現(xiàn)檔案的高效化、便捷化在線(xiàn)利用提供有力的運(yùn)行支撐。
會(huì)博通數(shù)字檔案室管理系統(tǒng)功能涵蓋檔案的收集、鑒定、四性檢測(cè)、整理、管理、存儲(chǔ)、利用與可視化數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)等。
完成好了檔案數(shù)字化建設(shè)不但可以有效提升檔案信息資源的共享程度，其實(shí)還有利于對(duì)檔案信息進(jìn)行快速檢索與創(chuàng)新應(yīng)用。會(huì)博通數(shù)字檔案室管理系統(tǒng)，可以在原有的功能模塊基礎(chǔ)上，依據(jù)實(shí)戰(zhàn)經(jīng)驗(yàn)，還結(jié)合多行業(yè)的實(shí)際應(yīng)用場(chǎng)景完成了功能優(yōu)化升級(jí)，多維度全覆蓋制造業(yè)、教育、信息、交通、金融、研院所、醫(yī)療、企事業(yè)單位等用戶(hù)數(shù)字檔案管理需求。
1、檔案收集•高效數(shù)據(jù)對(duì)接
會(huì)博通數(shù)字檔案室管理系統(tǒng)可以在原有通過(guò)介質(zhì)做到高效檔案移交、接收、處理及歸檔的基礎(chǔ)上，新增通過(guò)跨系統(tǒng)接口對(duì)接，實(shí)現(xiàn)整個(gè)單位數(shù)據(jù)處理，并生成標(biāo)準(zhǔn)的板式文件進(jìn)行自動(dòng)歸檔，并且，根據(jù)顯示用戶(hù)需求，系統(tǒng)還支持檔案的手動(dòng)著錄、單件或批量導(dǎo)入。
2、檔案存儲(chǔ)•實(shí)體對(duì)照管理
紙質(zhì)檔案分類(lèi)分組，目錄清晰，線(xiàn)下位置系統(tǒng)逐一記錄，實(shí)現(xiàn)檔案存儲(chǔ)，實(shí)體對(duì)照管理，紙質(zhì)檔案狀態(tài)直觀(guān)瀏覽，快速查詢(xún)，從此不再查無(wú)頭緒。
3、檔案存儲(chǔ)•加密、銷(xiāo)毀
信息技術(shù)的發(fā)展給檔案管理工作帶來(lái)極大便利的同時(shí)，也帶來(lái)了檔案數(shù)據(jù)的安全隱患問(wèn)題，通過(guò)對(duì)檔案管理系統(tǒng)服務(wù)器加密以及檔案數(shù)據(jù)的備份、還原與銷(xiāo)毀等手段實(shí)現(xiàn)數(shù)字檔案安全化管理。
4、紙質(zhì)檔案快速編號(hào)記錄，查存方便
根據(jù)自定義的編號(hào)規(guī)則在表單中為每份檔案自動(dòng)生成編號(hào)，利于文檔的歸檔和查存。實(shí)現(xiàn)實(shí)體檔案和電子檔案信息一一對(duì)應(yīng)，助力縮短實(shí)體檔案查詢(xún)時(shí)間。
√ 全量數(shù)據(jù)備份
√ 檔案文件備份
√ 全量數(shù)據(jù)還原
√ 失效檔案銷(xiāo)毀
5、檔案利用•檢索、借閱
會(huì)博通數(shù)字檔案室管理系統(tǒng)支持檔案數(shù)據(jù)多條件，普通檢索、二次檢索、高級(jí)檢索，檔案管理人員可通過(guò)題名、形成日期、單位、關(guān)鍵詞、密級(jí)等多條件，實(shí)現(xiàn)快速精準(zhǔn)定位及查詢(xún)；
同時(shí)，會(huì)博通數(shù)字檔案室管理系統(tǒng)還支持對(duì)檔案的閱覽進(jìn)行一鍵權(quán)限申請(qǐng)。審批人員可對(duì)用戶(hù)進(jìn)行受控分發(fā)，針對(duì)閱覽對(duì)象與時(shí)間進(jìn)行管控。
6、檔案管理•電子簽章
會(huì)博通數(shù)字檔案室管理系統(tǒng)支持圖片、文檔、PDF、xls等格式的在線(xiàn)電子簽章，電子簽章可追溯、防篡改，有效確保內(nèi)容真實(shí)完整，通過(guò)電子無(wú)紙化簽章方式，打破地域和時(shí)間的限制，隨時(shí)隨地在線(xiàn)進(jìn)行確認(rèn)及簽署，通過(guò)線(xiàn)上操作幫助用戶(hù)實(shí)現(xiàn)從業(yè)務(wù)流程創(chuàng)建、流轉(zhuǎn)到簽章審批及歸檔管理的無(wú)紙化操作，大大提升工作效率。
7、檔案管理•大屏數(shù)據(jù)管理、分析
會(huì)博通數(shù)字檔案室管理系統(tǒng)支持動(dòng)態(tài)接入多種數(shù)據(jù)源，支持基本的數(shù)據(jù)源增刪改查操作。構(gòu)建底層數(shù)據(jù)治理體系，提供業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的采集、存儲(chǔ)、利用、服務(wù)、監(jiān)控的全生命周期管理。對(duì)檔案信息進(jìn)行多維度匯總統(tǒng)計(jì)，圖形化展示各級(jí)單位年度提交的檔案類(lèi)型及歸檔數(shù)量。
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