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科技檔案管理系統(tǒng)推動科技信息化管理建設(shè)
在信息技術(shù)及信息產(chǎn)業(yè)高速發(fā)展的今天，加快科技檔案工作融入信息社會的步伐，大力推動科技檔案信息化建設(shè)，迅速、有效地為社會各行各業(yè)提供科技檔案信息，充分發(fā)揮科技檔案項(xiàng)目服務(wù)中的作用，已是各單位、企業(yè)、機(jī)構(gòu)刻不容緩的重要任務(wù)。因此，會博通科技檔案管理系統(tǒng)的現(xiàn)身一直受到各界的關(guān)注與采納使用。
一、科技檔案管理存在的問題
1、保管狀況不佳
隨著時間的過去，很多企業(yè)在歷經(jīng)多年后，發(fā)現(xiàn)單位積累與保存了大量珍貴的科技檔案。大多為低質(zhì)藍(lán)圖和手抄本，隨著時間的流逝，藍(lán)圖正在褪色，字跡正在消失，逐漸變得模糊不清，手抄本的紙張亦正在逐步老化，造成信息丟失而無法正常使用。
2、科技檔案管理人員素質(zhì)不高
檔案管理工作給人的印象就是幾個工作人在“鋼筆抄抄、糨糊刷刷、繩子扎扎”，處于“說起來重要、干起來不要”的尷尬局面，導(dǎo)致檔案室人才配備不合理，人員素質(zhì)整體不高，長期以往，安于現(xiàn)狀、懶于學(xué)習(xí)、無法實(shí)現(xiàn)科技檔案數(shù)字化、信息資源開發(fā)能力不足等。
3、 對科技檔案管理工作缺乏重視
領(lǐng)導(dǎo)對科技檔案認(rèn)識不足、重視度不夠，所以在科技檔案管理人員配備、待遇，工作經(jīng)費(fèi)等方面差強(qiáng)人意，導(dǎo)致高素質(zhì)人才不愿從事科技檔案管理工作。
4、科技檔案信息收集不全
企業(yè)、單位的科技檔案是比較分散的，由于各部門的檔案管理意識不強(qiáng)，人工集中收集很難完成。
5、科技檔案信息安全不到位
關(guān)于一些涉密的科技檔案，由于不正當(dāng)渠道泄露出去，對單位經(jīng)濟(jì)利益乃至國家安全造成重大的損失。所以要提高檔案管理人員的安全防范意識，明白檔案流失、泄密的嚴(yán)重后果。并且需求加強(qiáng)科技檔案信息安全管理機(jī)制體系。
6、工作效率低
由于科技檔案文件較多，分類較多，形式較為多樣復(fù)雜，導(dǎo)致檔案管理員人工手動管理慢，查找難，容易混亂文件，也容易造成缺失，損壞等弊端。
二、科技檔案管理需求與改進(jìn)
1 科技檔案信息化建設(shè)的必要性
科技檔案信息化建設(shè)就是將現(xiàn)代信息軟件技術(shù)及硬件設(shè)備，譬如利用計(jì)算機(jī)、照相機(jī)、光盤刻錄機(jī)、掃描儀等運(yùn)用到科技檔案管理工作中，建立一個完善的科技檔案信息系統(tǒng)，可以更快捷、方便、高效地完成對科技資料的接收、鑒定、整理、編目、歸檔、著錄、統(tǒng)計(jì)、檢索等，使檔科技案管理方法更具科學(xué)性。
2)方便檢查查詢，提升工作效率
傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案查找很費(fèi)時間，也容易混亂文件，就像翻賬本從目錄中找出檔案，然后按照記錄，到浩如煙海的檔案庫進(jìn)行查找，確實(shí)足夠費(fèi)時費(fèi)力，還有可能對檔案造成損壞。單份文案也只能一個人借閱，根本無法滿足現(xiàn)實(shí)需求。如果使用了會博通科技檔案管理系統(tǒng)檔案查找問題不再是問題，秒速檢索獲取檔案，受到各界的喜愛，滿足資源多人共享，簡化了借閱流程，提高了檔案管理人員的工作效率。
3) 支撐科研活動，促進(jìn)開發(fā)利用
利用會博通科技檔案管理系統(tǒng)管理科技檔案是手段，開發(fā)利用才是目的。隨著時間的推移一個單位科技工作集存的科技檔案將會越來越多，它是科技工作成果的主要表現(xiàn)形式，是國民經(jīng)濟(jì)建設(shè)和進(jìn)一步開展科技工作、科學(xué)研究的依據(jù)與基礎(chǔ)，具有巨大的商業(yè)價值與使用價值。相比傳統(tǒng)的紙質(zhì)載體檔案，通過掃描技術(shù)、光盤技術(shù)，一份電子文件可以同時記錄文字、圖形、圖表、聲音等各種媒體信息，從而為科技技術(shù)人員提供更為完整、詳細(xì)的科研材料，促進(jìn)科技檔案的充分利用。
4) 改善檔案管理，提高時效性
會博通科技檔案管理系統(tǒng)推動信息化的檔案管理，用戶可提前以管理檔案的形式管理電子檔案文件等有用信息，并且精準(zhǔn)的檔案管理數(shù)據(jù)歸檔統(tǒng)計(jì)，分類數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)、檔案利用數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)以及系統(tǒng)的提醒功能可以讓檔案管理員及時發(fā)現(xiàn)問題以及提出檔案信息中存在的問題，甚至是給出解決方案，讓檔案管理方式從檔案的保管轉(zhuǎn)變成檔案的信息化服務(wù)、管理與采集，進(jìn)而使檔案資源能實(shí)現(xiàn)科學(xué)配置，從而為科技工作提供更及時、更高效的服務(wù)。
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