電器制造公司檔案管理系統(tǒng)與檔案管理制度介紹

       檔案是每一個企業(yè)的寶貴財富，具有一定的保存價值性以及可開發(fā)性，因此。企業(yè)的各種檔案都是保密的，作為企業(yè)內(nèi)部的檔案部門與職員都需要遵守公司的保密制度，履行保密程序,嚴格遵守十項保密原則,，確保檔案不外泄，隨著企業(yè)檔案數(shù)字信息化的推進，電器制造公司檔案管理系統(tǒng)也被推薦并使用，進而加快電器制造業(yè)的檔案數(shù)字信息化建設。

       會博通是市場比較常用的電器制造公司檔案管理系統(tǒng)之一，提供文件、文檔、檔案的收集、入庫、整理、發(fā)布、歸檔、查詢、借閱、銷毀等全生命周期管理.滿足黨政機關,制造業(yè),企業(yè),事業(yè)單位等需求。

電器制造公司檔案管理制度介紹：

第一條 檔案管理的歸口與管理

       檔案管理歸口綜合部，本制度僅適用于公司內(nèi)部檔案的管理。

第二條 檔案的管理內(nèi)容與管理原則

       1、企業(yè)檔案是企業(yè)在生產(chǎn)過程和管理過程中形成的,公司人事、產(chǎn)品信息、證書、工程技術、財務技術、業(yè)務、商務、設備、固定資產(chǎn)、聯(lián)誼活動、對外宣傳等方面的圖紙、圖表、錄音、視頻、文字材料、計算材料、照片、影片、錄像、重大活動的材料等。

       2、企業(yè)檔案工作，按照統(tǒng)一管理的原則，健全企業(yè)檔案，達到完整準確、系統(tǒng)、安全與有效利用的要求

第三條檔案的管理的任務

       1、收集、收錄、整理、歸檔、檔案利用、統(tǒng)計的所有業(yè)務。檔案管理員在接收檔案后，應及時地登記、整理、編制合理的檢索工具。定期或不定期的檢查統(tǒng)計，如發(fā)現(xiàn)問題，及時妥當處理。確保檔案完整性、規(guī)范性。

        2、企業(yè)檔案的保管期限，分為永久、長期與短期。對已超過保管期限或確已失去保存價值的檔案，應開列清單，提出報告，經(jīng)公司有關領導鑒定、批準后銷毀。

        3、有責任監(jiān)督對歸檔后的修改、利用工作，修改底圖或藍圖都應履行審批手續(xù)，未經(jīng)批準不得隨意修改。

       4、建立、健全檔案的查、借閱制度、對歸還的檔案發(fā)現(xiàn)問題及時解決。

第四條 歸檔的內(nèi)容：

       生產(chǎn)技術方面、科研方面、設備檔案、基建方面、勞動工資方面、物質(zhì)供應方面、財務管理方面、教育培訓方面、商務方面。

第五條 檔案的形成和歸檔

1、檔案的形成

       公司檔案是企業(yè)在生產(chǎn)過程和管理過程中形成的 由公司各部門負責收集和整理后移交綜合部，由綜合部的檔案工作人員按照檔案整理的原則和方法進行匯總整理，形成完整的檔案材料存放.

第六條 檔案保密制度

1、要明確保密范圍與項目，并及時作好調(diào)整密級工作。

2、工作人員對檔案的內(nèi)容，數(shù)量要嚴加保密。

3、凡屬保密的檔案都應標明密級。

4、工作人員調(diào)動工作時，必須把自己經(jīng)管的秘密檔案，全部移交清楚，并辦好交接手續(xù)。

5、復印秘密文件時，須經(jīng)過請示，履行審批、登記手續(xù)。

6、不在不利于保密的地方存放機密檔案。

第七條 檔案統(tǒng)計

1、檔案統(tǒng)計工作需清晰統(tǒng)計目的。

2、統(tǒng)計數(shù)字要快、準確。

3、善于從統(tǒng)計工作中總結經(jīng)驗，如發(fā)現(xiàn)問題，及時改進。

第八條 檔案借閱制度

線上借閱：

1、可在電器制造公司檔案管理系統(tǒng)申請借閱程序，借閱審批批準后方有權限瀏覽。

2、檔案原則上是不外借的，如確需借出那么須經(jīng)申請外借程序，審批批準后方可生成鏈接，成型外借條件。

3、借出時間一般是有規(guī)定的，如需延長，需在系統(tǒng)申請。

借閱線下：

1．借閱檔案者，應先登記并保證履行保密義務，再由保管人員調(diào)檔。

2、借閱檔案期間嚴禁吸煙。

3、借閱者不允許私自查閱無關的內(nèi)容。

4、檔案原則上是不外借的，如確需借出那么須經(jīng)領導同意，并按制度辦理外借手續(xù)。

5、借出時間按制度執(zhí)行，對所借的檔案應妥善保管，不得拆卸、涂改、丟失。

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