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實物檔案數(shù)字化管理有什么需要注意的？為您整理了9個點
2022/10/11 0:00:00 來源：知識學(xué)院 作者：小博 瀏覽量： 456
數(shù)字化檔案管理涉及數(shù)字化前處理、數(shù)字化采集、影像處理、實物檔案驗收、移交、入庫等多個環(huán)節(jié)的工作，專業(yè)性比較強，要做好需要兼?zhèn)鋵I(yè)性和實戰(zhàn)經(jīng)驗。在對檔案管理工作不太熟悉的時候，一定要了解9個數(shù)字化檔案管理的注意點。
2.應(yīng)建立完善的問題反饋機制,對實物檔案數(shù)字化工作過程中發(fā)現(xiàn)的問題進(jìn)行及時反饋修正。
3.加工場地的選擇及溫濕度等環(huán)境的控制應(yīng)有利于檔案實體的保護。場地內(nèi)應(yīng)配備防火、防水、防有害生物、防盜報警、視頻監(jiān)控等設(shè)施設(shè)備。
4.為強化數(shù)字化工作的安全性,應(yīng)加強對外聘工作人員的審核與管理。
5.應(yīng)根據(jù)情況制定符合實際要求的實物檔案數(shù)字化工作文件,以此加強對數(shù)字化工作的管理。主要包括實物檔案數(shù)字化工作方案、實物檔案數(shù)字化審批書、實物檔案數(shù)字化流程單、數(shù)據(jù)驗收單、項目驗收報告、實物檔案數(shù)字化成果移交清單等,采取外包方式實施時,還應(yīng)包括項目招標(biāo)文件、投標(biāo)文件、中標(biāo)通知書、項目合同、保密協(xié)議等。
6.檔案保管部門應(yīng)按照實物檔案數(shù)字化工作方案確定的數(shù)字化對象開展檔案調(diào)取、清點、登記等前期準(zhǔn)備工作,并提交檔案出庫申請,經(jīng)相關(guān)責(zé)任人批準(zhǔn)后,嚴(yán)格按照檔案庫房管理規(guī)定為數(shù)字化對象辦理出庫相關(guān)手續(xù),并與數(shù)字化部門共同清點無誤后,對檔案進(jìn)行交接出庫。
7.實物檔案數(shù)字化過程中,應(yīng)根據(jù)工作需求設(shè)置距離數(shù)字化加工場所較近的保管庫用以臨時存放實物檔案,并對實物檔案的領(lǐng)取與歸還進(jìn)行嚴(yán)格管理,認(rèn)真做好檢查、清點、登記等工作,確保實物檔案的安全。
8.應(yīng)根據(jù)檔案原件實際情況、數(shù)字化目的、數(shù)字化規(guī)模、計算機網(wǎng)絡(luò)和存儲條件等選擇相應(yīng)的信息采集設(shè)備,進(jìn)行相關(guān)參數(shù)的設(shè)置和調(diào)整。參數(shù)的設(shè)置和調(diào)整應(yīng)保證采集后數(shù)字影像清晰、完整、不失真,影像效果最接近檔案原貌。
9.應(yīng)以檔號為基礎(chǔ)對數(shù)字文件命名,并確保唯一性。
檔案數(shù)字化管理采用新型的技術(shù)方式對檔案進(jìn)行管理，擁有傳統(tǒng)檔案管理難以企及的便利和快捷，在經(jīng)濟效益、辦公效率提升方面有顯著成效。
做好數(shù)字化檔案管理，會讓我們的工作事半功倍，希望以上小知識能幫助到大家，也希望會博通檔案管理系統(tǒng)提供的批量化掃描錄入電子化檔案功能，及智能化的檔案管理方式，切實提高大家在數(shù)字化檔案管理中的工作效能。
2.應(yīng)建立完善的問題反饋機制,對實物檔案數(shù)字化工作過程中發(fā)現(xiàn)的問題進(jìn)行及時反饋修正。
3.加工場地的選擇及溫濕度等環(huán)境的控制應(yīng)有利于檔案實體的保護。場地內(nèi)應(yīng)配備防火、防水、防有害生物、防盜報警、視頻監(jiān)控等設(shè)施設(shè)備。
4.為強化數(shù)字化工作的安全性,應(yīng)加強對外聘工作人員的審核與管理。
5.應(yīng)根據(jù)情況制定符合實際要求的實物檔案數(shù)字化工作文件,以此加強對數(shù)字化工作的管理。主要包括實物檔案數(shù)字化工作方案、實物檔案數(shù)字化審批書、實物檔案數(shù)字化流程單、數(shù)據(jù)驗收單、項目驗收報告、實物檔案數(shù)字化成果移交清單等,采取外包方式實施時,還應(yīng)包括項目招標(biāo)文件、投標(biāo)文件、中標(biāo)通知書、項目合同、保密協(xié)議等。
6.檔案保管部門應(yīng)按照實物檔案數(shù)字化工作方案確定的數(shù)字化對象開展檔案調(diào)取、清點、登記等前期準(zhǔn)備工作,并提交檔案出庫申請,經(jīng)相關(guān)責(zé)任人批準(zhǔn)后,嚴(yán)格按照檔案庫房管理規(guī)定為數(shù)字化對象辦理出庫相關(guān)手續(xù),并與數(shù)字化部門共同清點無誤后,對檔案進(jìn)行交接出庫。
7.實物檔案數(shù)字化過程中,應(yīng)根據(jù)工作需求設(shè)置距離數(shù)字化加工場所較近的保管庫用以臨時存放實物檔案,并對實物檔案的領(lǐng)取與歸還進(jìn)行嚴(yán)格管理,認(rèn)真做好檢查、清點、登記等工作,確保實物檔案的安全。
8.應(yīng)根據(jù)檔案原件實際情況、數(shù)字化目的、數(shù)字化規(guī)模、計算機網(wǎng)絡(luò)和存儲條件等選擇相應(yīng)的信息采集設(shè)備,進(jìn)行相關(guān)參數(shù)的設(shè)置和調(diào)整。參數(shù)的設(shè)置和調(diào)整應(yīng)保證采集后數(shù)字影像清晰、完整、不失真,影像效果最接近檔案原貌。
9.應(yīng)以檔號為基礎(chǔ)對數(shù)字文件命名,并確保唯一性。
檔案數(shù)字化管理采用新型的技術(shù)方式對檔案進(jìn)行管理，擁有傳統(tǒng)檔案管理難以企及的便利和快捷，在經(jīng)濟效益、辦公效率提升方面有顯著成效。
做好數(shù)字化檔案管理，會讓我們的工作事半功倍，希望以上小知識能幫助到大家，也希望會博通檔案管理系統(tǒng)提供的批量化掃描錄入電子化檔案功能，及智能化的檔案管理方式，切實提高大家在數(shù)字化檔案管理中的工作效能。
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