從塵封庫房到“一鍵可得”：一家制造企業(yè)的檔案數(shù)智轉(zhuǎn)身記

系統(tǒng)上線不久，包頭鋼興的檔案員就發(fā)現(xiàn)，以前需要半天時間查找的工藝圖紙，現(xiàn)在通過幾個關(guān)鍵詞就能在3秒內(nèi)精準定位。

一位檔案員正坐在辦公室里，面對屏幕，手指輕點幾下，一份1985年的設(shè)備檔案清晰地顯示在屏幕上——這份曾“沉睡”在檔案館角落的紙質(zhì)文件，如今已轉(zhuǎn)化為可全文檢索、可在線瀏覽的數(shù)字資源。

這是包頭鋼興實業(yè)（集團）有限公司與會博通檔案管理系統(tǒng)合作一年后的日常一幕。站在“十五五”開局之年的起點，這家制造企業(yè)正在經(jīng)歷一場從“后臺保管”到“前臺參謀”的檔案管理模式變革。

01 轉(zhuǎn)型起點，制造企業(yè)檔案管理的雙重挑戰(zhàn)

作為一家扎根制造業(yè)多年的企業(yè)，包頭鋼興積累了海量的技術(shù)圖紙、工藝文件、設(shè)備檔案以及經(jīng)營文書。傳統(tǒng)檔案管理模式逐漸顯現(xiàn)出不足：檔案資料分散在各部門，歸檔不及時也不完整，容易造成檔案失真和潛在的經(jīng)濟損失。

檔案移交、歸檔、借還等業(yè)務(wù)流程仍依賴手工操作，效率低下、周期漫長且易出錯。紙質(zhì)檔案面臨著損壞、丟失、泄露的風險，而人員變動也使管理過程難以追溯。

檔案得不到規(guī)范化管理，導(dǎo)致查找困難，其參考價值和歷史借鑒功能難以充分發(fā)揮。正值全國檔案工作會議提出要 “加快檔案工作數(shù)字轉(zhuǎn)型和智能升級” 之際，包頭鋼興認識到，檔案管理現(xiàn)代化已成為企業(yè)高質(zhì)量發(fā)展的必答題。

02 個性適配，無需代碼的“系統(tǒng)適應(yīng)企業(yè)”

針對包頭鋼興的實際需求，會博通提供了一套以個性化適配為核心的企業(yè)級解決方案。系統(tǒng)最突出的特點是將管理定義權(quán)完全交還給使用者。

與強制用戶遵循固定流程的標準化軟件不同，會博通允許企業(yè)無需編寫代碼，僅通過調(diào)整系統(tǒng)參數(shù)，即可實現(xiàn)從界面命名、檔號規(guī)則到審批流程、權(quán)限體系的全維度定制，真正做到了 “系統(tǒng)適應(yīng)企業(yè)”。

系統(tǒng)搭載的OCR識別技術(shù)能夠?qū)⒓堎|(zhì)文件迅速轉(zhuǎn)化為可編輯、可檢索的數(shù)字資源，配合自動化歸檔技術(shù)，大幅提高了檔案數(shù)字化效率。同時，本地部署與SaaS雙模架構(gòu)的靈活性，為不同安全級別和業(yè)務(wù)需求的檔案管理提供了合適的選擇。

03 實踐成效，歷史檔案的“復(fù)活”與賦能

實施過程中，包頭鋼興堅持 “邊建邊用，以用促建” 的原則。在系統(tǒng)上線初期，通過多次培訓(xùn)，客戶團隊已基本掌握系統(tǒng)操作，并開始自主進行歷史檔案資料的錄入工作。

令人欣喜的是，在客戶自主操作期間，反饋良好，這表明系統(tǒng)設(shè)計確實貼合實際工作場景，用戶體驗流暢。

系統(tǒng)上線后，效果顯著。檔案管理從分散走向集中，實現(xiàn)了實體與電子檔案的一體化管理。通過統(tǒng)一平臺，包頭鋼興能夠?qū)Χ鄟碓?、多格式的檔案資源進行規(guī)范管理，徹底改變了以往檔案存放雜亂、查找困難的問題。

檔案查閱效率也實現(xiàn)了質(zhì)的飛躍。過去需要數(shù)小時甚至更長時間查找的文件，現(xiàn)在通過關(guān)鍵詞即可在幾秒內(nèi)完成檢索，且檢索結(jié)果受權(quán)限管控，既便捷又安全。系統(tǒng)還提供多種安全機制，如MD5加密與校驗、數(shù)字簽名、防篡改技術(shù)等，全面保障檔案信息安全。

04 自主運行，客戶成為“系統(tǒng)設(shè)計師”

項目推進中，會博通團隊始終秉持 “授人以漁” 的理念。包頭鋼興的檔案管理員在掌握系統(tǒng)基礎(chǔ)功能后，已能夠自主進行歷史檔案的數(shù)字化錄入工作。

培訓(xùn)期間，會博通團隊建立了暢通的溝通渠道，定期詢問客戶在操作過程中遇到的問題，得到的反饋普遍積極。這種“客戶自主操作+及時反饋”的模式，不僅加快了項目實施進度，也使系統(tǒng)更加貼合客戶實際需求。

“人人都是會博通的設(shè)計師”，這一理念在包頭鋼興項目中得到了充分體現(xiàn)。客戶在使用過程中的實際需求和改進建議，不斷推動系統(tǒng)優(yōu)化升級，形成了產(chǎn)品與用戶共同成長的良性循環(huán)。

05 未來展望，智能檔案管理的無限可能

檔案管理智能化浪潮正席卷而來。北京市檔案系統(tǒng)已在推進 “人工智能+檔案”行動，努力打造檔案智能整理、智能著錄、智能編研等多個示范應(yīng)用場景。

這些創(chuàng)新探索，為檔案工作從“后臺保管”走向“前臺參謀” 提供了可能。未來，像包頭鋼興這樣的企業(yè)，不僅可以通過系統(tǒng)管理檔案，還能利用智能技術(shù)從海量檔案數(shù)據(jù)中發(fā)現(xiàn)價值、輔助決策。

“檔案自動著錄”這一曾經(jīng)被認為遙不可及的能力，如今已成為現(xiàn)實，而這只是智能檔案管理的起點。文件智能分揀、圖像自動處理、數(shù)據(jù)智能提取、AI搜索等功能，正在成為檔案管理的新常態(tài)。

站在“十五五”開局之年，檔案事業(yè)發(fā)展正迎來新的機遇。隨著《“十四五”全國檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》各項任務(wù)基本完成，檔案工作數(shù)字轉(zhuǎn)型和智能升級的步伐將進一步加快。

在包頭鋼興檔案室，那些曾經(jīng)需要戴著手套輕拿輕放的歷史文件，現(xiàn)在靜靜躺在恒溫恒濕的檔案庫中，同時以數(shù)字形式活躍在企業(yè)信息系統(tǒng)的各個角落。

一名工程師在設(shè)計新產(chǎn)品時，可以快速調(diào)閱三十年前同類產(chǎn)品的技術(shù)參數(shù)；財務(wù)人員在處理資產(chǎn)核銷時，能即刻獲取設(shè)備從采購到報廢的全周期檔案；法務(wù)部門應(yīng)訴時，幾分鐘內(nèi)就能整理出完整的證據(jù)鏈。塵封的檔案正在轉(zhuǎn)變?yōu)榱鲃拥闹R，持續(xù)為企業(yè)決策和創(chuàng)新提供支撐。