三十年前，會(huì)博通的前身，就是一個(gè)文檔一體化管理系統(tǒng)，可能還是我國(guó)第一個(gè)商品化的文檔一體化軟件產(chǎn)品。
通過(guò)三十余年的不斷改進(jìn)與提升，會(huì)博通已由一個(gè)文檔一體化軟件變身為綜合知識(shí)管理平臺(tái)，其最為基礎(chǔ)的、專業(yè)化與通用性極強(qiáng)的文檔一體化管理功能，仍然是其亮點(diǎn)之一。
也不可能僅僅滿足于一種分類方法。分類方法的選擇，應(yīng)當(dāng)以分類的結(jié)果對(duì)實(shí)際工作是否具有指導(dǎo)意義來(lái)確定。
一般來(lái)說(shuō)，文件分類的依據(jù)主要由文件的使用范圍、來(lái)源、行文關(guān)系、內(nèi)容與性質(zhì)、密級(jí)、實(shí)現(xiàn)要求等，如，按行文關(guān)系，可將文件分為上行文、平行文和下行文三種。按密級(jí)，又可分為保密文件和非保密文件。采用何種分類方法，應(yīng)根據(jù)本單位的實(shí)際情況而定，亦可同時(shí)按幾種方法對(duì)文件進(jìn)行分類。
為了維持管理方法的穩(wěn)定與一致性，文件分類方法一經(jīng)確定，就應(yīng)保持基本穩(wěn)定。
一種是傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件的人工流轉(zhuǎn)方式，需要利用會(huì)博通保存電子文檔，打印相關(guān)人工流轉(zhuǎn)的紙質(zhì)表格，流轉(zhuǎn)完成后，再將相關(guān)表格和最后定稿的文件掃描錄入系統(tǒng)。 另一種則是現(xiàn)代化的無(wú)紙化網(wǎng)絡(luò)流轉(zhuǎn)方式，由文件起草人提交文稿，再經(jīng)過(guò)校對(duì)、會(huì)簽、簽發(fā)、核稿、編號(hào)、套紅等程序最終形成正式文件，還可將封發(fā)、歸檔等程序加入流程中，讓文件的蓋印或加蓋電子印章、郵寄、歸檔等工作一氣呵成。
有時(shí)，還需要混合采用兩種方式進(jìn)行文件流轉(zhuǎn)，比如說(shuō)，首先采用無(wú)紙化的方式進(jìn)行文件流轉(zhuǎn)，以提高文件審批流程的效率，在文件正式定稿后，再以紙質(zhì)的方式交關(guān)鍵參與人員簽字確認(rèn)，以滿足管理與法律的需要。
會(huì)博通還提供了靈活方便的流程表單功能，表單的設(shè)計(jì)和處理符合中國(guó)機(jī)構(gòu)的制度與習(xí)慣。
會(huì)博通也引入了手寫(xiě)批注、手寫(xiě)簽名等技術(shù)，以方便習(xí)慣于手寫(xiě)操作的用戶批改文件，數(shù)字證書(shū)、電子印章等技術(shù)亦可用于文件的管理。
在系統(tǒng)中，流轉(zhuǎn)和處理信息將自動(dòng)保存，任何人不能修改或刪除，并且，這些信息就像黑匣子一樣依附于對(duì)應(yīng)文件，歸檔時(shí)與文件同時(shí)歸檔保存。
? 在文件管理階段，會(huì)博通提供了多種自動(dòng)化的方式，將處理完畢的文件自動(dòng)收集到檔案收集箱中，檔案管理人員可根據(jù)管理需要，及時(shí)將檔案收集箱中的待歸檔文件轉(zhuǎn)入相應(yīng)的檔案類目中，以形成檔案。
? 對(duì)于沒(méi)有自動(dòng)轉(zhuǎn)入檔案收集箱的文件，亦可采用多種方式進(jìn)行歸檔操作。
? 文件的歸檔操作，可由文件持有者將文件移交給檔案管理人員后，再由檔案管理人員予以歸檔，亦可由檔案管理員授權(quán)文件持有的部門(mén)或人員直接進(jìn)行歸檔操作，歸檔完成后，經(jīng)檔案管理員驗(yàn)收，再入庫(kù)保管。
可滿足日常管理的各種需要。對(duì)于借閱與歸還，可實(shí)現(xiàn)全流程化，且還提供了到期提醒功能，可通過(guò)內(nèi)部郵件或短信提醒管理者
和借閱者按時(shí)歸還外借的文檔與資料。
亦可提交借閱申請(qǐng)，申請(qǐng)?jiān)诰€閱讀電子文檔或預(yù)約去檔案室借閱文檔原件。
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